Administratief medewerker bij de Ondersteuningscel (DGDMS) (m/v/x)

De vacature bevindt zich binnen de Ondersteuningscel van het directoraat-generaal Duurzame Mobiliteit en Spoorbeleid.

De Ondersteuningscel is verantwoordelijk voor de uitvoering van administratieve, organisatorische en faciliterende taken voor het gehele directoraat-generaal Duurzame Mobiliteit en Spoorbeleid.

Deze cel, die 7 medewerkers telt (waaronder 4 administratieve medewerkers), is een partnerschap die zich performant en klantgericht wil opstellen. De administratieve medewerkers in de eenheid hebben allemaal ervaring in ondersteunende en administratieve taken, ... Ze werken als een team en hebben regelmatig contact met elkaar (permanentie in Brussel tijdens kantooruren - de planning wordt opgesteld in teamverband op basis van ieders beschikbaarheid).

Jouw belangrijkste activiteiten binnen deze opdracht van Talent Exchange zijn:

• Je ondersteunt de experts van het directoraat-generaal tijdens vergaderingen/verschillende comités op het gebied van spoorwegen en mobiliteit (bijv. comité van treinreizigers) door logistieke ondersteuning te bieden (reserveren van zalen, uitnodigingen, onthaal van deelnemers, catering, ...). Je neemt notities tijdens vergaderingen (die verlopen zowel in et Frans als in het Nederlands) en stelt verslagen op.
• Je bereidt de signataires en de documenten voor (o.a. voor wat betreft de dossiers overwegen), verzekert de opvolging ervan en gaat na of de documenten voldoen aan de geldende procedures of voorschriften. Je zorgt voor de opvolging van de dossiers ter ondertekening.
• Samen met collega's in het team neem je deel aan verschillende ondersteunende activiteiten voor de generale directie: behandeling van de shared mailbox, logistieke ondersteuning voor de organisatie van vergaderingen/evenementen, voorbereiden van brieven, teksten, ...

Varia:

Voor het team van administratieve medewerkers is er een systeem van permanentie in Brussel tijdens kantooruren. Deze vinden plaats elke dinsdag en donderdag (bij uitzondering op een andere dag als er evenementen of een specifiek verzoek zijn waarvoor aanwezigheid op kantoor vereist is) en worden een maand vooraf door het team bepaald (de dagen worden verdeeld over de teamleden, wat over het algemeen neerkomt op twee dagen aanwezigheid in Brussel per week - 2 dagen per week stemt overeen met het gemiddelde voor alle medewerkers van het DG). Deze aanwezigheid wordt gerechtvaardigd door bepaalde administratieve taken die in Brussel moeten plaatsvinden: logistieke ondersteuning bij de organisatie van evenementen, papieren archivering, verzending van brieven per post of aangetekende zendingen, verwelkoming van bezoekers/nieuwe medewerkers, ...

Voor meer informatie kan je contact opnemen met:

Audrey Lepage - 02 277 33 38 - 0476 94 24 09 - audrey.lepage@mobilit.fgov.be

Opgelet:

Deze jobaanbieding is een Talent Exchange opdracht. Deze opdrachten zijn tijdelijk en voorbehouden voor statutaire ambtenaren en ambtenaren met een contract van onbepaalde duur van de Leden van het netwerk | Werkenvoor.be.

De Belgische mobiliteit veiliger, efficiënter en duurzamer maken, daar werken we bij de FOD Mobiliteit en Vervoer elke dag aan.  

Of het nu over wegen, sporen, luchtverkeer of scheepvaart gaat, we werken samen. Gepassioneerd, met veel vakkennis en in een fijne werksfeer.  

We helpen niet enkel ons land vooruit, maar je krijgt ook alle vertrouwen en vrijheid om te groeien. Als individu en als team. Zo stuwen we België én onszelf verder vooruit.

Het is in deze vernieuwende context dat wij een administratief medewerker voor de Ondersteuningscel zoeken.

http://mobilit.belgium.be/nl

Technische competenties

• Communicatie: Zichzelf mondeling uitdrukken in precieze taal, duidelijk en begrijpelijk voor de ontvanger, zodat de ontvangen en overgebrachte informatie wordt begrepen.

Generieke competenties

• Samenwerken: In team werken, professionele relaties opbouwen en kennis delen om de gezamenlijke doelen te bereiken.
• Je ontwikkelen: Je competenties ontwikkelen in functie van je eigen noden en de noden van je organisatie.
• Klantgericht zijn: Vertrekken vanuit het standpunt van de klanten, hun verwachtingen en noden begrijpen en zorgen voor een optimale dienstverlening.
• Oplossingsgericht zijn: Problemen positief benaderen en oplossingen voorstellen en uitvoeren.
• Resultaatgericht zijn: Beslissingen nemen en acties uitvoeren om resultaten te behalen en er de verantwoordelijkheid voor nemen.

Troeven

• Zich schriftelijk uitdrukken in precieze taal, duidelijk en begrijpelijk voor de ontvanger, zodat de ontvangen en overgebrachte informatie wordt begrepen.
• Gebruik van de geavanceerde functies van een office pakket (tekstverwerking, spreadsheet, e-mail, hulpmiddelen zoals Teams).
• Je hebt een goede schriftelijke en mondelinge kennis van het Frans (minstens de taal begrijpen, zowel mondeling als schriftelijk).

Opgelet

Deze jobaanbieding is een Talent Exchange opdracht. Deze opdrachten zijn tijdelijk en voorbehouden voor statutaire ambtenaren en ambtenaren met een contract van onbepaalde duur van de Leden van het netwerk | Werkenvoor.be.

Opgelet:
Deze jobaanbieding is een Talent Exchange opdracht. Deze opdrachten zijn tijdelijk en voorbehouden voor statutaire ambtenaren en ambtenaren met een contract van onbepaalde duur van de Leden van het netwerk | Werkenvoor.be.

Duur van de opdracht: maximum 12 maanden.

Telewerk is mogelijk.

1. Analyse van de cv's op basis van de competenties en de motivatie: gelieve je kandidatuur te beargumenteren op basis van de functiebeschrijving en om waar nodig je overdraagbare vaardigheden te benadrukken
2. Gesprek (max. 1 uur): bespreking van je profiel, je competenties, je motivatie, je ervaring en je interesse voor de opdracht

Omdat er soms veel kandidaturen zijn die niet voldoen aan de selectiecriteria, kunnen we geen gevolg geven aan de kandidaturen van personen die niet bij de overheid werken.

Opgelet:
Deze jobaanbieding is een Talent Exchange opdracht. Deze opdrachten zijn tijdelijk en voorbehouden voor statutaire ambtenaren en ambtenaren met een contract van onbepaalde duur van de Leden van het netwerk | Werkenvoor.be.

Om je kandidaat te stellen, stuur je een motivatiebrief EN een recent cv ten laatste op 13/11/2025 naar talentexchange@mobilit.fgov.be met het referentienummer XNT25252.

De deelnemende organisaties van het Talent Exchange-netwerk zetten zich in voor diversiteit. Dit vertaalt zich in het aanmoedigen van talent met respect voor verscheidenheid, onafhankelijk van afkomst, geslacht, leeftijd, een eventuele handicap, levensbeschouwing,...