Adjunct allround administratief onthaalmedewerker (m/v/x)

Je werkt aan de balie van het Centrum voor opvang van slachtoffers van intrafamiliaal geweld (CIFG) waar je de bezoekers ontvangt, de post behandelt en telefoontjes naar het algemene nummer beantwoordt en administratieve ondersteuning biedt aan dossierbeheerders bij de uitvoering van hun taken. Meer specifiek ben je verantwoordelijk voor de activiteiten en taken binnen de volgende domeinen:

1. Onthaal:

• Je biedt een warm en professioneel onthaal aan bezoekers en externe contacten.
• Je staat in voor het beantwoorden van de telefoon op het algemene nummer van het CIFG en voor de opvolging ervan, zodat oproepen of eventuele informatie efficiënt worden doorgegeven aan de betrokken persoon en aan de externe contactpersoon.
• Dankzij jouw verwelkoming krijgen de bezoekers een positief beeld van het CIFG. Je stuurt hen op een vlotte manier door, rekening houdend met de interne organisatie en agenda's en geeft hen de nodige informatie.

2.Beheer van de briefwisseling :

• Je zorgt ervoor dat de post zorgvuldig wordt behandeld zodat deze zowel bij het binnenkomen als het uitgaan kan worden getraceerd, met inachtneming van de regels inzake vertrouwelijkheid en prioriteit.
• Je codeert en scant inkomende post.
• Je verdeelt de post over de juiste diensten.
• Je codeert, scant en steekt de uitgaande post in enveloppen.

3. Hulp bij de opvolging en voorbereiding van dossiers:

• Je biedt het centrum administratieve ondersteuning bij de voorbereiding, de opvolging en verwerking van de dossiers en draagt zo bij aan een vlotte afhandeling ervan.
• Je codeert bepaalde gegevens.
• Je reageert op externe of interne verzoeken op vraag van de verantwoordelijke.

4. Hulp bij de organisatie van vergaderingen:

• Je organiseert vergaderingen en zorgt ervoor dat alles in het werk wordt gesteld om ze vlot te laten verlopen.
• Je reserveert de vergaderzaal, regelt de catering, zorgt dat het nodige materiaal aanwezig is en functioneert en dat de vergaderzaal in orde gehouden wordt.
• Je bereidt de nodige documenten voor alle deelnemers voor.

5. Beheer van operationele taken

• Je voert de administratieve taken uit die bij je functie horen.
• Je draagt bij aan de correcte en regelmatige toepassing van de tools voor planning en beheer.
• Je archiveert documenten, nota's, notulen, brieven, e-mails, enz. fysiek of digitaal zodat ze gemakkelijker kunnen worden geraadpleegd.

Safe.brussels is gestructureerd in 4 directies (Organisational Support, Partnerships, Operations en Observatory), onder de directie General Management.

Je wordt tewerkgesteld in de Cel Projects Development van de directie Partnerships in een nieuwe dienst, het toekomstige Centrum voor opvang van slachtoffers van intrafamiliaal geweld (CIFG) in het Brussels Gewest. De omvang van het fenomeen van intrafamiliaal geweld is onmiskenbaar en Brussel is hierbij niet gespaard gebleven. En ook al bestaan de mogelijkheden voor hulp en ondersteuning wel degelijk, ze zijn nog onvoldoende gekend en te versnipperd over het hele gewest. Na verschillende jaren van onderzoek en werk heeft het Brussels Hoofdstedelijk Gewest een holistisch hulpverleningscentrum opgericht waar multidisciplinair en intersectoraal kan worden samengewerkt, hetgeen essentieel is voor een doeltreffende en efficiënte opvang van de slachtoffers van intrafamiliaal geweld. Het centrum wordt operationeel tussen april en mei 2024 en je zal betrokken zijn bij het opzetten van deze nieuwe structuur, het samenbrengen van de betrokken partners om aan specifieke situaties van intrafamiliaal geweld te werken en zo bij te dragen aan de ontwikkeling van deze ruimte die gewijd is aan de slachtoffers.

Meer dan een eenvoudige baseline of slogan is 'Voor een veilig Brussel' de richtlijn van alle acties die safe.brussels voert. De richtlijn vertaalt de wil van de teams van safe.brussels, in samenwerking met hun talrijke partners, om voor het Brussels Gewest en degenen die het doen leven – pendelaars, toeristen en inwoners – een veilig en sereen leefmilieu te garanderen. Deze toewijding komt dagelijks tot uiting in de ontwikkeling en ondersteuning van talloze projecten, de coördinatie van samenwerkingsnetwerken en het diepgaand onderzoeken en voortdurend bewaken van de veiligheidstoestand.

Safe.brussels is verantwoordelijk voor de coördinatie van het preventie- en veiligheidsbeleid met als doel de rust en veiligheid van personen en goederen in het Brussels Gewest te verzekeren. Safe.brussels speelt zo een centrale rol in de coördinatie van de verschillende operatoren van de preventie- en veiligheidsketen op het niveau van het Brussels Gewest. De instelling zorgt voor samenhang en complementariteit door de operatoren met elkaar in verbinding te brengen in zeer ruime actiedomeinen gaande van preventie van overlast en criminaliteit in de openbare ruimte en crisisbeheer tot opleidingsondersteuning bij veiligheidsberoepen. In samenwerking met de federale, gewestelijke en lokale niveaus bepaalt safe.brussels bovendien de strategie rond cyberveiligheid en cybercriminaliteit.

Haar rol is niet om de bestaande instanties te vervangen, maar om op supralokaal en gewestelijk niveau een toegevoegde waarde bij te brengen. Van meet af aan werd de strategie van safe.brussels gekenmerkt door een partnerschaps- en sectoroverschrijdende aanpak. Een strategie die zich concreet vertaalt in verschillende projecten in samenwerking met de actoren van de preventie- en veiligheidsketen of actoren uit het verenigingsleven die aanwezig zijn in het Brussels Gewest om een globaal antwoord te bieden op veiligheidsuitdagingen en dit op repressieve maar ook en vooral op preventieve wijze als fundamentele pijler van de organisatie werden de waarden van safe.brussels als volgt bepaald en gekozen door een interne werkgroep:

• integriteit
• respect
• voortdurende verbetering
• solidariteit
• loyaliteit

Meer info? https://safe.brussels/nl

https://safe.brussels/nl

Diploma:

Ben je in het bezit van een hoger secundair diploma: dan is dit misschien een vacature voor u!

Ervaring:

Je beschikt over minstens 1 jaar relevante werkervaring in een onthaalfunctie, waarin je ten minste 3 van de volgende 5 taken hebt uitgevoerd:

1. Fysiek onthaal van bezoekers
2. Telefoonpermanentie
3. Beheer van correspondentie
4. In ontvangst nemen en doorgeven van informatie
5. Organisatie van vergaderingen

Alle belangrijke informatie (geaccepteerde diploma’s, vaardigheden, belangrijke data, enz.) over deze selectieprocedure is te vinden in het selectiereglement. (zie de rubriek: de selectieprocedure)

Loon

Je wordt aangeworven als Adjunct (niveau C) met de bijhorende weddenschaal C101. De minimum aanvangswedde bedraagt 30869,81 € (bruto jaarsalaris met 1 jaar anciënniteit, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen)

Voordelen

• Je kunt maximaal drie dagen telewerk per week aanvragen. Bij aanvang van je werk ontvang je een telewerkpakket: een laptop, een smartphone + abonnement, een extern scherm, een toetsenbord, een computermuis, een headset, een, laptoprugzak, een ergonomische bureaustoel voor thuis, enz,
• Maandelijkse telewerkvergoeding van € 20 tot € 50 netto afhankelijk van het aantal dagen (minimaal 1 tot 4 dagen per maand)
• Mogelijkheid om een taalpremie te verkrijgen (€ 600, € 2400 Of € 3200 per jaar, niet geïndexeerd, afhankelijk van het behaalde taalcertificaat),
• Maaltijdcheques ter waarde van € 8/gepresteerde dag
• Gratis Abonnement voor de trein en de Lijn/TEC voor woon- werkverkeer
• Gratis MIVB – abonnement
• Mogelijkheid om een fietsvergoeding te verkrijgen (27 cent/km)
• Verschillende Sociale voordelen
• Hospitalisatieverzekering
• Vlotte bereikbaarheid via het openbaar vervoer
• Eindejaarspremie
• Flexibele werkuren
• 35 verlofdagen per jaar
• Dienstvrijstelling tussen Kerstmis en Nieuwjaar

Wat zijn de aanstellingsvoorwaarden?

Als je geslaagd bent voor deze selectie, moet je – om benoemd te worden – op de aanstellingsdatum aan de volgende voorwaarden voldoen:

• Je dient Belg te zijn wanneer de uit te oefenen betrekkingen een rechtstreekse of onrechtstreekse deelneming aan het openbaar gezag inhouden of werkzaamheden omvatten strekkende tot bescherming van de algemene belangen van de Staat of andere openbare lichamen.
• De burgers met een andere dan Belgische nationaliteit en die geen onderdaan zijn van de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte, worden toegelaten, in de diensten van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering en de publiekrechtelijke rechtspersonen die ervan afhangen, tot de burgerlijke betrekkingen die geen rechtstreekse of onrechtstreekse deelneming aan het openbaar gezag inhouden of geen werkzaamheden omvatten strekkende tot bescherming van de algemene belangen van de Staat of andere openbare instanties.
• Indien je solliciteert in een andere taal dan die van je diploma, dien je over een taalcertificaat artikel 7 te beschikken dat overeenstemt met je diploma.
• Je dient gedrag te vertonen dat voldoet aan de vereisten van de functie.
• Je moet de burgerlijke en politieke rechten genieten.
• Je moet houder zijn van een diploma of studiegetuigschrift dat overeenstemt met het niveau van de toe te kennen graad.

Je wordt benoemd nadat je de vereiste stageperiode met succes hebt vervuld.

Meer informatie over de selectieprocedure kan u hier nalezen.

Voelt u zich aangesproken door dit profiel? Klik op onderstaande link om te solliciteren!

https://talentbrussels.csod.com/ux/ats/careersite/1/home/requisition/676?c=talentbrussels

Gelijke kansen en diversiteit

Wij vinden het belangrijk dat het personeel van de gewestelijke instellingen een weerspiegeling is van de Brusselse samenleving: multicultureel en gevarieerd. Gelijke kansen, gelijke behandeling en toegang tot selecties voor alle kandidaten garanderen is dus een evidentie. Wij zijn tegen discriminatie en streven naar diversiteit en inclusie binnen de gewestelijke organisaties.

We leven de principes van diversiteit en gelijke kansen na, tijdens alle stappen van de selectieprocedure. In het belang van transparantie en objectiviteit hebben we tijdens onze selectieprocedures enkel aandacht voor de evaluatie van de competenties van de kandidaat. Via neutrale en objectieve procedures, waken we erover dat huidskleur, etniciteit, afkomst, leeftijd, geslacht, geaardheid, religieuze overtuiging, handicap of ieder ander persoonlijk kenmerk geen enkele impact heeft op het testen evalueren van de toekomstige medewerk(st)ers.

Personen met een handicap, een stoornis of een ziekte en zwangere of zogende vrouwen mogen trouwens rekenen op redelijke aanpassingen van de selectietests en werkplekken.

Als je vragen hebt rond het diversiteitsbeleid kan je terecht bij het team Talent Acquisition:  mytalentrecruitment@talent.brussels