Directieassistent (m/v/x)

Het Rekenhof organiseert, in samenwerking met Werkenvoor.be, een vergelijkend examen met het oog op de aanwerving van Nederlandstalige adjunct-controleurs (niveau B), richting directieassistent.

De directieassistent levert het management de nodige ondersteuning bij het administratief beheer en de verbetering van het operationeel beheer. Er wordt in teamverband of autonoom gewerkt, onder de verantwoordelijkheid van een eerste-auditeur-directeur of een lid van het college.

De opdrachten en verantwoordelijkheden van de directieassistent bestaan hoofdzakelijk uit:
- Organisatie van vergaderingen en afspraken:
o inplannen van vergaderingen, incl. zaalreservering;
o instaan voor het kalenderbeheer;
o opstellen van agenda’s en voorbereiden van documentatie;
o opstellen van verslagen en opvolgen van de formele goedkeuring.
- Planning:
o meewerken aan de voorbereiding en opvolging van de activiteitenplanningen (bv. opstellen van periodieke opvolgingsverslagen/activiteitenverslagen, meewerken aan de verbetering van de rapporteringsformaten, ...);
o opvolgen van de planning van terugkerende taken.
- Ondersteuning bij interne en externe communicatie:
o voorbereiden en verzorgen van schriftelijke communicatie (vnl. brieven en e-mails);
o beheren van emailverkeer en binnenkomende post;
o instaan voor mondelinge interne communicatie;
o verspreiden van informatie binnen het Rekenhof of binnen de directie (bv. ook via het Intranet);
o meewerken aan initiatieven voor de verbetering van de interne communicatie.
- Documentatie- en informatiebeheer:
o opzoeken van informatie in externe databeheersystemen (bv. parlementaire vragen, publicaties in het Belgisch Staatsblad, regeringsbeslissingen, enz.);
o opzoeken van informatie in interne databeheersystemen;
o structuren en synthetiseren van documentatie;
o coördineren van informatiebeheer en kennisdeling binnen een directie;
o organiseren van informatie.
- Analyse van data:
o verwerken van cijfergegevens;
o uitwerken van periodieke analyses.
- Verslaggeving/rapportering:
o opstellen van diverse interne documenten en processen-verbaal;
o aanpassen van documentatie in functie van de uitkomst van besprekingen;
o voorbereiden van jaarverslagen.
- Organisatie van teambuilding activiteiten en andere evenementen:
o formuleren van voorstellen;
o uitwerken van evenementen.
- Diverse administratieve en logistieke ondersteuning van de medewerkers van de directie, bijvoorbeeld:
o ondersteunen van auditeurs en controleurs bij het uitvoeren van hun controles;
o ondersteunen van de publicatiecellen;
o ondersteunen van de cellen Vorming;
o ondersteunen van het centraal secretariaat;
o coördineren van logistieke medewerkers.
Daarnaast kan ook een beroep worden gedaan op een directieassistent om te helpen bij ad-hoc opdrachten, bv. voor de standaardisering van de rapportering en de briefwisseling, voor de invoering van het kwaliteitsmanagementsysteem op basis van ISO 9001 (bv. informatie verzamelen voor de evaluatie van beheers- en kwaliteitsindicatoren), en voor de communicatie daarrond binnen de directie, evenals voor de exploitatie van gegevens en voor de ontwikkeling van het elektronisch documentenbeheer.

Bevoegdheden

 Het Rekenhof is een onafhankelijke instelling die voor rekening van de wetgevende macht belast is met de externe controle van de ontvangsten en de uitgaven van de regeringen.

 Het streeft naar de verbetering van de functionering van de overheden door zijn controles van de administratieve overheden en door zijn evaluatie van de uitvoering van het overheidsbeleid en van de bereikte resultaten.

 Het Rekenhof controleert op een onafhankelijke manier de ontvangsten en de uitgaven van de federale Staat, de gemeenschappen en de gewesten, van de openbare instellingen die van die overheden afhangen, en van de provincies. Het staat de parlementaire vergaderingen en de provincieraden bij in de uitoefening van het toezicht op de inning en de aanwending van de overheidsgelden. Het Rekenhof informeert hen met bevindingen, oordelen en aanbevelingen die het resultaat zijn van zijn:

• begrotingsonderzoek,
• wettigheidsaudits,
• financiële audits,
• performantie-audits.

 De procedures en methodes voor audit worden vastgesteld met inachtneming van de internationale auditnormen, de zgn. IFPP (Intosai Framework of Professional Pronouncements), die de vroegere ISSAI (International Standards of Supreme Audit Institutions) vervangen.

 Het Rekenhof oefent ook een rechtsprekende functie uit. Het bepaalt daarbij de mate waarin de ambtenaren die de ontvangsten innen en de uitgaven doen, aansprakelijk zijn indien hun kas een tekort vertoont.

Organisatie

 Het Rekenhof is een college bestaande uit twaalf leden dat wordt bijgestaan door een ambtenarenkorps. Het Rekenhof benoemt en ontslaat zijn personeelsleden.

 Het organigram bestaat uit tien directies, nl. twee horizontale, ondersteunende directies (D1 en D2) en acht operationele directies (D3 tot en met D10), belast met de controle van de federale instellingen en de gedefedereerde entiteiten en opgedeeld in twee pijlers: een pijler “Financiële audit” en een pijler “Thematische audit”.

 Het personeel van het Rekenhof is ingedeeld in 4 niveaus. Niveau A, dat ruim 65% van het personeel uitmaakt, bestaat uit de leidinggevende functies van eerste-auditeur-directeur en eerste-auditeur-revisor, uit het auditeurskader en uit de vertalers en de informatici. Niveau B omvat het controleurskader, de technici en de programmeurs. Niveau B maakt ongeveer 20% uit van het totaal aantal personeelsleden. De medewerkers van de niveaus C en D voeren ondersteunende taken uit.

Meer informatie is beschikbaar op de website van het Rekenhof: www.rekenhof.be.

http://rekenhof.be

Competenties

Het Rekenhof zoekt gemotiveerde kandidaten met belangstelling en aanleg voor organisatie en planning, administratieve en logistieke ondersteuning

 De directieassistent bezit de volgende algemene competenties:

• de waarden uit de deontologische code van het Rekenhof concretiseren in de professionele activiteiten en handelingen, en in het bijzonder de waarden van integriteit en vertrouwelijkheid;
• nauwgezet werken: zich op een ordelijke manier organiseren, oog hebben voor detail en betrouwbaar zijn;
• discreet werken: correct omgaan met vertrouwelijke informatie en vertrouwelijke documenten;
• resultaatgericht werken: de doelstellingen van de instelling nastreven door activiteiten te organiseren en door gerichte acties te ondernemen;
• samenwerken en de kennis en informatie op transparante wijze delen;
• zoeken naar samenwerking en complementariteit van de teamleden en anderen;
• de leidend ambtenaren ondersteunen en bijstaan zodat ze hun managementopdrachten efficiënt kunnen uitvoeren;
• informatie verzamelen, analyseren en er conclusies uit trekken binnen zijn competentiedomein;
• communiceren en zich zowel verbaal en niet-verbaal als schriftelijk genuanceerd uitdrukken en zijn mening duidelijk formuleren;
• blijk geven van zelfvertrouwen en zelfbeheersing om met kritieke situaties te kunnen omspringen, coherent werk afleveren in soms hoogdringende situaties en uitgaande van verschillen in visie een meerwaarde genereren;
• openstaan voor verandering (van structuren, werkwijzen, cultuur...) en aandacht besteden aan het continu opdoen van nieuwe kennis op basis van de professionele behoeften;
• blijk geven van zin voor initiatief en daadkracht;
• inzicht verwerven in de operationele processen en die helpen verbeteren in het kader van de ondersteuning van het management.

De directieassistent beschikt over de volgende technische competenties of is bereid deze te verwerven:

• toont aan over goede redactionele vaardigheden te beschikken en kan perfect Nederlands spreken en schrijven (spelling en grammatica);
• toont aan perfect met bureauticatools te kunnen werken (tekstverwerking, rekenbladen, databases, e-mail, presentatie);
• is in staat te leren werken met nieuwe informatie- en communicatiemiddelen of met specifieke IT-programma’s;
• verwerft snel een goede kennis van de organisatie en werking van het Rekenhof;
• laat zien over de technische competenties te beschikken om het werk efficiënt te organiseren en te omkaderen;
• geeft blijk van zin voor organisatie, timemanagement, beheer van de prioriteiten en van communicatie en kan daardoor een centrale plek binnen de werking van de directie bekleden;
• toont aan in hoge mate over sociale competenties te beschikken (op het vlak van relaties, communicatie, teamwerk, teambeheer, verantwoordelijkheidszin);
• kennis van data-analyse of vertrouwdheid met tools hiervoor zijn een troef.

 Een minstens passieve kennis van het Frans is wenselijk; kennis van het Engels en/of het Duits is een troef. Talenkennis kan, voor zover ze niet of slechts beperkt aanwezig is, via vorming of zelfstudie worden verworven/bijgewerkt na de indiensttreding.

Toelatingsvoorwaarden

Om tot het vergelijkend wervingsexamen te worden toegelaten, moeten de kandidaten op 18 april 2024 aan de volgende toelatingsvoorwaarden voldoen:

a. houder zijn van een bachelorsdiploma of een diploma van gegradueerde van het hoger beroepsonderwijs behorend tot het studiegebied Organisatie en management of diploma's die eerder werden uitgereikt door een universiteit of instelling van hoger onderwijs, gesubsidieerd of erkend door de Vlaamse Gemeenschap, en die hiermee overeenstemmen;
b. beschikken over minimum twee jaar nuttige ervaring in een relevante administratieve functie, opgedaan sedert 1 januari 2018;
c. Belg zijn of burger van een andere Staat die deel uitmaakt van de Europese Economische Ruimte of van de Zwitserse Bondsstaat;
d. een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de vereisten van het ambt;
e. de burgerlijke en politieke rechten genieten;
f. voor de mannelijke kandidaten, aan de dienstplichtwetten hebben voldaan.

 De kandidaat die in het bezit is van het vereiste diploma dat werd behaald in een ander land dan België of dit diploma behaald heeft in een andere taal dan het Nederlands, kan enkel worden toegelaten tot het examen indien hij ten laatste op datum van de test van de technische competenties de academische erkenning van zijn studiegetuigschrift heeft verkregen en/of zijn kennis van het Nederlands heeft bewezen door een getuigschrift afgeleverd door SELOR overeenkomstig de wetgeving betreffende het gebruik van de talen in bestuurszaken (toepassing van artikel 7 van het koninklijk besluit van 8 maart 2001). 

Loopbaan

Na de indiensttreding loopt de adjunct-controleur een jaar stage. De adjunct-controleur die de stage met gunstig gevolg heeft doorlopen, wordt in vast verband benoemd.
De administratieve loopbaan van controleur (niveau B) telt 4 graden: de wervingsgraad van adjunct-controleur en de bevorderingsgraden van controleur, eerste controleur en hoofdcontroleur. De opeenvolgende bevorderingen worden toegekend na telkens 6 jaar graadanciënniteit. Mits de vereiste evaluatie, wordt de adjunct-controleur na zes jaar dienst dus tot controleur bevorderd, na weer zes jaar tot eerste controleur en na nog eens zes jaar tot hoofdcontroleur.
Doorgroeien naar het auditeurskader (niveau A) kan mits het slagen voor een vergelijkend wervingsexamen. Het personeelslid met minstens 4 jaar dienstanciënniteit in het controleurskader wordt, mits het de vereiste evaluatie heeft, vrijgesteld van de vereiste inzake diploma’s of studiegetuigschriften die voor deelname aan een dergelijk examen wordt gesteld.

 Wedde en secundaire arbeidsvoorwaarden

Op 1 maart 2024 bedraagt de geïndexeerde maandelijkse bruto beginwedde van een adjunct-controleur zonder voorgaande beroepservaring 3.790,81 euro. De duur en de aard van de beroepservaring, opgedaan in een openbare dienst, het onderwijs, de privésector of als zelfstandige, bepalen de uiteindelijke hoogte van de beginwedde2. Per schijf van twee jaar in aanmerking komende voorgaande diensten verhoogt de bovenvermelde maandwedde met 118,99 euro.
Tijdens de loopbaan bij het Rekenhof worden op basis van verworven anciënniteit tweejaarlijkse weddenverhogingen toegekend.
De maximum geïndexeerde bruto maandwedde van een hoofdcontroleur bedraagt momenteel 7.386,14 euro.
Behalve vakantiegeld en eindejaarstoelage biedt het Rekenhof een gratis abonnement op het openbaar vervoer voor het woon-werkverkeer, een fietsvergoeding, telewerkvergoeding (kantoorkosten en internetverbinding), maaltijdcheques, een gratis hospitalisatieverzekering voor het personeelslid en zijn gezin en een extralegale kinderbijslag voor schoolgaande en studerende kinderen.
Een premie voor taalkennis (Frans, Duits) wordt verworven na het slagen voor een taaltest bij Werkenvoor.be (voorheen Selor).

De personeelsleden van het Rekenhof werken 37 uur per week. Er is een ruime mogelijkheid tot telewerk, gecombineerd met een periodieke aanwezigheid op het Rekenhof. Deeltijdse prestaties zijn pas mogelijk na het volbrengen van de stageperiode.
Ze genieten een aantrekkelijke verlofregeling (met inzonderheid 36 dagen jaarlijks vakantieverlof).

Voor de stagiairs wordt een specifiek opleidingsprogramma uitgewerkt. De personeelsleden worden aangemoedigd om gedurende hun hele loopbaan opleidingen te volgen. Ze beschikken niet enkel over een uitgebreid aanbod interne vormingen, maar kunnen ook deelnemen aan studiedagen of seminars. Wanneer ze een externe opleiding van lange duur volgen, kunnen ze faciliteiten bekomen waarbij hun een financiële tegemoetkoming en opleidingsverlof worden toegekend.

Het Rekenhof is vlot bereikbaar met het openbaar vervoer (nabij het Centraal Station te Brussel).

De eerste examendag: zaterdag 4 mei 2024

Eerste (verplichte) proef: test van de persoonsgebonden competenties
Deze computergestuurde proef vindt in principe plaats op zaterdag 4 mei 2024 in de gebouwen van Werkenvoor.be en duurt ongeveer 4 uur.
De proef bestaat uit een postbakoefening om de competenties van de kandidaten op het vlak van informatie- en takenbeheer te evalueren, alsook twee testen om hun (verbaal en abstract) redeneervermogen te evalueren.
Deze proef staat op 20 punten.
De kandidaten moeten voor elk onderdeel minstens 50 % van de punten behalen om te slagen en bij de 25 eerst gerangschikten horen. De kandidaten die evenveel punten behaalden als de 25ste van de best gerangschikte kandidaten worden eveneens toegelaten tot de tweede proef.
De kandidaten die tot de tweede proef worden toegelaten, worden vanaf 16 mei 2024 per e-mail op de hoogte gebracht.

Tweede examendag: zaterdag 25 mei 2024

Tweede (verplichte) proef: schriftelijke technische proef

Deze computergestuurde proef vindt in principe plaats in de gebouwen van het Rekenhof en duurt maximum 4 uur.
De proef bestaat uit theoretische vragen en case studies om de administratieve, redactionele en organisatorische vaardigheden van de kandidaten te beoordelen en de vlotte beheersing van de MS Office-tools (Word, Excel, PowerPoint, enz.) te toetsen.
De proef wordt op 50 punten gequoteerd, waarvan 10 punten voor redactionele vaardigheden.
De 10 kandidaten die het best scoren en die minstens 60% van de punten hebben behaald bij de schriftelijke proef, worden uitgenodigd voor de vierde proef. Wie dezelfde score behaalt als de 10de in de rangschikking en minstens 60 % behaalde bij de schriftelijke technische proef, wordt eveneens uitgenodigd voor de vierde proef.

Derde examendag: tweede helft juni 2024

Derde (facultatieve) proef: mondelinge taalproef
De mondelinge taalproef is bedoeld om de passieve kennis van het Frans van de kandidaten te checken.

De proef vindt plaats in de gebouwen van het Rekenhof, op dezelfde dag als het interview (zie hieronder). De proef duurt 15 minuten en omvat een gesprek over de inhoud van een in het Frans opgestelde tekst over de actualiteit of administratieve materies; er worden vragen gesteld in het Frans die de kandidaten in het Nederlands kunnen beantwoorden.
De kandidaten krijgen 15 minuten voorbereidingstijd om de tekst door te nemen.

Het is niet toegestaan woordenboeken te gebruiken tijdens de voorbereiding of tijdens de proef.

De proef wordt op 40 punten gequoteerd.
Om te slagen voor deze proef moeten de kandidaten een score van minstens 50% halen.

Aangezien die proef niet verplicht noch eliminerend is, vormt ze geen voorwaarde om te worden toegelaten tot de vierde proef. Het behaalde resultaat telt enkel mee om een tweede rangschikking van de laureaten op te maken zoals beschreven in punt VI.2 van het examenreglement

De kandidaten moeten zich voor deze proef inschrijven via het inschrijvingsformulier (punt VII) en die inschrijving zal uiterlijk bij de eerste verplichte proef worden bevestigd.

Vierde (verplichte) proef: interview

 In dit interview van ongeveer 30 minuten wordt gepeild naar de geschiktheid van de kandidaat voor de functie, naar zijn persoonlijkheid en motivatie, naar zijn belangstelling voor en affiniteit met het werkterrein en naar zijn mondelinge communicatievaardigheid.

 Ter ondersteuning van het interview dient de kandidaat ongeveer één week vóór het interview online een computergestuurde persoonlijkheidsvragenlijst in te vullen. Iedere kandidaat ontvangt hiertoe via e-mail een persoonlijke login.

 Samen met de informatie verstrekt op het inschrijvingsformulier dienen de resultaten van de persoonlijkheidstest als input voor de examenjury bij het interview.

 Deze test vindt plaats in de tweede helft van juni 2024 in de lokalen van het Rekenhof.

 De test wordt op 30 punten gequoteerd. De kandidaten die ten minste 60% van de punten behalen voor deze test, zijn geslaagd voor het vergelijkend wervingsexamen.

Rangschikking

Kandidaten die slagen in de drie verplichte proeven van de selectieprocedure, worden uitgeroepen tot laureaat van het vergelijkend wervingsexamen, ongeacht of ze slaagden voor de facultatieve proef.

Er worden twee rangschikkingen opgesteld:
• een eerste met daarin alle laureaten van het vergelijkend wervingsexamen;
• een tweede met enkel de laureaten van het examen die ook slaagden voor de facultatieve proef.
De laureaten die slaagden voor de facultatieve proef, worden dus in beide rangschikkingen opgenomen.
Er zal uit de eerste of de tweede rangschikking worden geput naargelang de behoeften en de dienstnoodwendigheden.

Eerste rangschikking: alle laureaten

De laureaten worden gerangschikt rekening houdend met de resultaten die ze behaalden voor de drie verplichte proeven van de selectieprocedure en, in voorkomend geval, rekening houdend met de bepalingen van het statuut van het personeel van het Rekenhof.
Bij gelijke punten wordt voorrang gegeven aan de laureaat die het beste resultaat behaalde voor de schriftelijke technische proef, en vervolgens aan de laureaat die het meeste punten behaalde voor de test van de persoonsgebonden competenties.
Laureaten die niet onmiddellijk in dienst worden geroepen, worden opgenomen in een wervingsreserve die drie jaar geldig blijft.

Tweede rangschikking: de laureaten die slaagden voor de facultatieve proef

De laureaten worden gerangschikt rekening houdend met de resultaten die ze behaalden voor de drie verplichte proeven en voor de facultatieve proef van de selectieprocedure en, in voorkomend geval, rekening houdend met de bepalingen van het statuut van het personeel van het Rekenhof.
Bij gelijke punten wordt voorrang gegeven aan de laureaat die het beste resultaat behaalde voor de verplichte schriftelijke technische proef, en in de tweede plaats aan de laureaat die het beste resultaat behaalde voor de facultatieve proef (mondelinge taalproef Frans).
Laureaten die niet onmiddellijk in dienst worden geroepen, worden opgenomen in een wervingsreserve die drie jaar geldig blijft.

Inschrijven voor het wervingsexamen kan enkel per e-mail, door middel van het inschrijvingsformulier dat beschikbaar is op de internetsite van het Rekenhof (rubriek Werken bij het Rekenhof).

 Het inschrijvingsformulier moet behoorlijk ingevuld en ondertekend (hetzij met de hand en gescand, hetzij met een rechtsgeldige digitale handtekening) worden. Het moet het Rekenhof toelaten na te gaan of de kandidaat aan de toelatingsvoorwaarden voldoet. Inzonderheid het aspect voorgaande beroepservaring dient omstandig te worden toegelicht (zie Toelatingsvoorwaarden). Ter verduidelijking kan de kandidaat relevant geachte stukken bijvoegen (bv. een werkgeversgetuigschrift, een kopie van een arbeidsovereenkomst, een functiebeschrijving, …).

De kandidaat moet bij zijn inschrijvingsformulier een kopie van zijn diploma voegen (een gewone fotokopie volstaat). Indien het diploma nog niet beschikbaar is, moet de kandidaat een attest toevoegen waaruit blijkt dat hij geslaagd is voor alle proeven (met inbegrip van het eindwerk) en dat hij de vereiste titel heeft behaald.

De ambtenaren van het Rekenhof die aan het examen deelnemen op basis van artikel 49 van het personeelsstatuut, moeten dit uitdrukkelijk vermelden.

Het inschrijvingsformulier, de kopie van het diploma en de eventuele andere documenten moeten via e-mail worden verstuurdnaar het volgende adres:

vacatures@ccrek.be met als onderwerp “2024AC/DA”.

De ontvangst van de kandidaturen zal worden bevestigd per e-mail.

Iedere kandidatuur die onvolledig is, die niet overeenstemt met alle bovengenoemde voorschriften of die laattijdig wordt verstuurd, zal worden beschouwd als nietig en zal worden verworpen.

De uiterste inschrijvingsdatum (datum e-mail) is 18 april 2024.

https://www.ccrek.be/nl/werken-bij-het-rekenhof

Voor meer informatie over gelijke kansen en diversiteit, raadplaag de website van het Rekenhof;