Verantwoordelijke administratie - vervangingscontract 6 maanden (m/v/x)

Het betreft een vervangingscontract voor een periode van 6 maanden. Tijdens de eerste maand zal je meelopen met de huidige Verantwoordelijke Administratie. Nadien zal je haar vervangen voor de verdere termijn van haar moederschapsrust (5 maanden). Je zal hierbij ondersteund worden door de directeur van de CTRG. De job heeft een heel brede invulling in de uiteenlopende domeinen van het beheer van de organisatie teneinde de doeltreffendheid van de operationele activiteiten van de CTRG te maximaliseren. Je bent direct betrokken bij het realiseren van het operationeel beleid dat de strategische doelstellingen van de hele organisatie ondersteunt. Voor de uitoefening van deze opdrachten, word je bijgestaan door 2 gekwalificeerde en polyvalente medewerkers (administratie-boekhouding) binnen de administratieve dienst waaraan je leiding geeft.

1. Administratief beheer en HR binnen de CTRG - Je ondersteunt de directeur door middel van het uitvoeren en opvolgen van het HR-beleid binnen de CTRG: aanwervingen, stages, loopbaanontwikkeling, sociale dienst (verzekeringen en andere voordelen), vormingsbeleid, … - Je beheert de contractuele rechtspositie van de medewerkers en hebt de supervisie over de operationele aspecten van het personeelsbeheer: uitvoeren van de maandelijkse betaling van de lonen, opvolgen van arbeidsovereenkomsten, opleidingen… - Je staat in voor alle contacten met het sociaal secretariaat, Persopoint. Je volgt daarbij ook alle lopende automatiseringsprojecten op. - Je ondersteunt heel de organisatie door het up-to-date houden van administratieve klassementen in een Sharepoint-omgeving. Hierdoor is relevante informatie snel terug te vinden.

2. Het budgettair en financieel beheer van de CTRG - Je bent, samen met de attaché financiën, verantwoordelijk voor de voorbereiding en opvolging van de diverse contracten (huur, verzekeringen, onderhoudscontracten…). - Je ondersteunt de directeur en attaché financiën bij de begrotingsopmaak en –opvolging - Je treedt op als interne controleur van alle ontvangsten en uitgaven. Je voert betalingen uit. - Je staat de directeur bij in de naleving van de reglementering inzake overheidsopdrachten. - Je staat de directeur en/of de leden van het Bureau van de CTRG bij in hun contacten met de Kamer van volksvertegenwoordigers en met het Rekenhof. - Je bent, samen met de attaché financiën, het aanspreekpunt voor de leden van de CvT’s over administratieve vragen. - Je superviseert de trimestriële uitbetaling van zitpenningen aan 460 leden van onze commissies van toezicht.

3. Je staat, samen met de directeur, in voor de aansturing, coaching en permanente opleiding van de medewerkers van de administratieve dienst. Zodoende garandeer je een kwaliteitsvolle operationele ondersteuning van de ganse organisatie door de administratieve dienst.

4. De ondersteuning van het Bureau en de interne organisatie van de CTRG - Je bent aanwezig tijdens de wekelijkse vergaderingen met het Bureau en maakt het verslag op - Je bent betrokken bij de organisatie van interne evenementen (studiedagen, interne vergaderingen,…). Je bent verantwoordelijk voor de praktische aspecten hierbij (zaal, tolken, catering,…) - Je ondersteunt de verschillende teams bij andere administratieve/praktische vragen (vb. het verspreiden van brochures en affiches naar de verschillende gevangenissen)

De CTRG is een onafhankelijke, onpartijdige, collaterale instelling van het Parlement die waakt over het respect voor de grondrechten en de waardigheid van personen in detentie. Voor meer informatie : www.ctrg.belgium.be.  

De CTRG is samengesteld uit  een centrale administratie van een 30-tal personen. Daarnaast ondersteunt de  CTRG ruim 500 mandaathouders in 35 lokale commissies van toezicht die verspreid zijn over het hele land.

https://ctrg.belgium.be/

De ideale kandidaat beschikt voor een effectieve en efficiënte uitvoering van deze functie over de volgende competenties:

1. Technische competenties • Kennis over een (centrale) administratie en van moderne administratieve beheersinstrumenten en interne audit • Kennis van en vaardigheden inzake human resources, personeelsstatuten en arbeidscontracten • Kennis van en ervaring in de jaarlijkse begrotingscyclus van een overheidsdienst en kennis van overheidsopdrachten • Goede (eind)redactionele vaardigheden • Kennis van het Frans (niveau B2) zodat je vlot functioneert in een tweetalige omgeving • Vlot overweg kunnen met de courante MS Office toepassingen, zoals: Sharepoint, Word, Excel, Outlook, Teams en PowerPoint

2. Algemene en leidinggevende competenties • Oog voor detail (nauwkeurig werken) • Resultaatgericht door op doeltreffende wijze de nodige operationele acties te ondernemen binnen de vooropgestelde deadlines • In staat om verschillende projecten tegelijkertijd aan- en bij te sturen • Medewerkers aansturen en motiveren • Zelfstandig problemen oplossen

Je wordt voltijds aangeworven met een vervangingscontract van bepaalde duur voor 6 maanden als ‘verantwoordelijke administratie’met de bijhorende weddenschaal 7 van de CTRG. Voor het bepalen van jouw loon wordt er rekening gehouden met jouw nuttige beroepservaring. Plaats van tewerkstelling is Brussel, met mogelijkheid tot telewerk. Loonschaal 7 van het salarissysteem van de CTRG impliceert een maandelijks brutoloon aan 100% (indexapril 2020): 3 jaar anciënniteit = 3789,99 €, 6 jaar anciënniteit = 4081,41 €, 9 jaar anciënniteit = 4352,46 € en 25 jaar (= maximale) anciënniteit = 5467,59 €. Extra voordelen: pensioenplan, hospitalisatieverzekering, verzekering gewaarborgd inkomen, maaltijdcheques, volledige terugbetaling van de woon-werk verplaatsing via het openbaar vervoer en/of fietsvergoeding. Jaarlijkse vakantiedagen: 36 dagen (meteen bij indiensttreding, pro rata bij indiensttreding in het jaar).

Opgelet: elk onderdeel van de selectieprocedure is eliminerend en voor het vervolg van de procedure wordt geen rekening meer gehouden met jouw kandidatuur als je voor een onderdeel afwezig bent.

1. Screening van de deelnemingsvoorwaarden Enkel indien je beschikt over het vereiste diploma en de vereiste nuttige professionele ervaring, word je tot de selectie toegelaten. De screening van de relevante professionele ervaring gebeurt enkel op basis van de CV’s en diploma’s/attesten zoals ontvangen op de uiterste inschrijvingsdatum. Beschrijf daarom zo volledig mogelijk jouw ervaring per functie met begin- en einddata, met telkens de taken enverantwoordelijkheden. De 6 kandidaten die het best beantwoorden aan het vooropgestelde profiel en die de deelnemingsvoorwaarden het best vervullen, worden geselecteerd voor het tweede onderdeel van Deelnemingsvoorwaarden Aanbod – Wat bieden we? Selectieprocedure 5 de selectieprocedure.

2. Schriftelijke proef gevolgd door een interview met de huidige verantwoordelijke administratie, een Bureaulid en de directeur van de CTRG In dit onderdeel wordt gepeild naar jouw competenties en kennis van het activiteitendomein in de brede zin. Tijdens het interview worden niet alleen jouw technische en gedragsgerichte competenties in overeenstemming met de functievereisten geëvalueerd maar ook met jouw motivatie en affiniteit met het werkterrein. Ook jouw spreekvaardigheid in de andere landstaal wordt hier nog getoetst. De leden van de jury stellen op basis van dit interview de uiteindelijke laureaat ter finale goedkeuring voor aan het Bureau van de CTRG. Feedback: na het ontvangen van jouw eindresultaat kan je binnen de drie maanden schriftelijk feedback vragen bij de CTRG, Leuvenseweg 48 bus 2, 1000 Brussel of via vacature@ctrg-belgium.be.

Solliciteren kan tot 30 juni 2023 middernacht (de datum van de poststempel geldt als bewijs). Je stuurt jouw CV en een kopie van jouw diploma(‘s), attesten en certificaten naar: Centrale toezichtsraad voor het gevangeniswezen T.a.v. Secretariaat Leuvenseweg 48, bus 2, 1000 Brussel of (bij voorkeur) via e-mail: vacature@ctrg-belgium.be en je vermeldt hierbij duidelijk de volgende referentie: VERADM-NL-202301

https://ctrg.belgium.be/aanwervingen/

De CTRG voert een actief diversiteitsbeleid en waakt over gelijke kansen, een gelijke behandeling en een gelijke toegang tot de selectie voor al wie solliciteert. Kandidaten met een handicap, leerstoornis of ziekte kunnen een redelijke aanpassing vragen aan de selectieprocedure. Gelieve ons hierover voorafgaandelijk te contacteren om aan te geven welke aanpassingen jou hierbij kunnen helpen. Stuur ons tijdig jouw attest door indien je hierover beschikt.