Attaché coördinator organisatie- en procesbeheer (m/v/x)

• Je ontwikkelt en/of past een organisatorisch controlesysteem aan om betrouwbare controleprocessen te realiseren, risico's te beheersen en de prestaties van de instelling continu te verbeteren.
• Je analyseert operationele processen en bepaalt het controlekader en de daaraan verbonden risico's om de naleving van de geldende wet- en regelgeving te waarborgen.
• Je ontwikkelt controlemaatregelen binnen de verschillende afdelingen en vestigingen van de instelling, bepaalt indicatoren (ondersteuning of uitvoering) en de opvolging.
• Je coördineert projectvergaderingen met als doel de controlemethodologie van de organisatie te standaardiseren voor de verschillende uitvoerende afdelingen.
• Je houdt toezicht op de toegepaste methodologie voor organisatiecontrole en stuurt zo nodig bij om ervoor te zorgen dat de processen effectief worden toegepast en voortdurend worden verbeterd.
• Je beantwoordt de verschillende vragen met betrekking tot organisatorische controle om de managers, medewerkers en externe derden ervan bewust te maken en op te leiden.
• Je geeft advies aan personeel en managers over de controle van de organisatie om hen te voorzien van relevante informatie met het oog op het verbeteren van de activiteiten en diensten van de organisatie.
• Je houdt je kennis up-to-date en blijft op de hoogte van de laatste ontwikkelingen in je eigen werkgebied, zodat je een hoog kennisniveau van organisatiecontrole. 

• Je ontwikkelt en/of past een organisatorisch controlesysteem aan om betrouwbare controleprocessen te realiseren, risico's te beheersen en de prestaties van de instelling continu te verbeteren.
• Je analyseert operationele processen en bepaalt het controlekader en de daaraan verbonden risico's om de naleving van de geldende wet- en regelgeving te waarborgen.
• Je ontwikkelt controlemaatregelen binnen de verschillende afdelingen en vestigingen van de instelling, bepaalt indicatoren (ondersteuning of uitvoering) en de opvolging.
• Je coördineert projectvergaderingen met als doel de controlemethodologie van de organisatie te standaardiseren voor de verschillende uitvoerende afdelingen.
• Je houdt toezicht op de toegepaste methodologie voor organisatiecontrole en stuurt zo nodig bij om ervoor te zorgen dat de processen effectief worden toegepast en voortdurend worden verbeterd.
• Je beantwoordt de verschillende vragen met betrekking tot organisatorische controle om de managers, medewerkers en externe derden ervan bewust te maken en op te leiden.
• Je geeft advies aan personeel en managers over de controle van de organisatie om hen te voorzien van relevante informatie met het oog op het verbeteren van de activiteiten en diensten van de organisatie.
• Je houdt je kennis up-to-date en blijft op de hoogte van de laatste ontwikkelingen in je eigen werkgebied, zodat je een hoog kennisniveau van organisatiecontrole. 

Heb je vragen over de jobinhoud? 

Je vindt onze contactgegevens in de rubriek "meer info - contactpersonen".

Organisatorische controle is een geïntegreerd proces dat door alle managers en medewerkers wordt uitgevoerd om redelijke zekerheid te verkrijgen met betrekking tot :

• het effectief bereiken van de gestelde doelen
• efficiënt beheer van de risico's die aan deze doelstellingen verbonden zijn,
• naleving van voorschriften en procedures,
• de effectieve, efficiënte en ethische exploitatie van diensten en de economische toewijzing van middelen,
• de bescherming van hun activa en de preventie van fraude,
• verantwoordingsplicht.

De POD Wetenschapsbeleid (BELSPO), met bijna 2.500 medewerkers en een jaarlijks budget van ongeveer 530 miljoen, heeft als opdrachten de voorbereiding, de uitvoering en de evaluatie van het federaal wetenschapsbeleid.

BELSPO heeft de volgende opdrachten:

• De uitvoering van onderzoeksprogramma’s, activiteiten en netwerken in België en op internationaal vlak.
• Het beheer van de Belgische bijdrage aan de programma's en activiteiten van het Europees Ruimtevaartagentschap (ESA) en van andere nationale en internationale organisaties die bevoegd zijn voor onderzoek en wetenschappelijke dienstverlening;
• Het administratief, financieel en materieel beheer alsook de coördinatie van de onderzoeksactiviteiten en de wetenschappelijke dienstverlening van de Federale Wetenschappelijke Instellingen (FWI’s) die deel uitmaken van het departement.
• De coördinatie van het wetenschapsbeleid op federaal, interfederaal en internationaal vlak.
• De ontwikkeling en de analyse van de indicatoren voor onderzoek en ontwikkeling (O&O), alsook de invoering ervan in internationale databanken.

De 10 Federale Wetenschappelijke Instellingen (FWI) staan net als de POD Wetenschapsbeleid onder de bevoegdheid van de minister, bevoegd voor het wetenschapsbeleid. Georganiseerd in de vorm van afzonderlijk beheerde staatsdiensten, zij beheren en verbeteren de inzamelingen, databanken, bibliotheken en archieven, voeren wetenschappelijk onderzoek uit en verspreiden kennis onder het publiek en experten. 

Gedragsgerichte competenties

• Informatie Integreren: Je legt verbanden tussen verschillende gegevens, genereert alternatieven en trekt sluitende conclusies.
• Beslissen: Je neemt beslissingen op basis van (on)volledige informatie en onderneemt doelgericht acties om beslissingen uit te voeren.
• Servicegericht Handelen: Je begeleidt interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier, levert hen een persoonlijke dienstverlening en onderhoudt constructieve contacten.
• Adviseren: Je geeft advies aan je gesprekspartners en bouwt een vertrouwensrelatie met hen op op basis van je expertise. 
• Betrouwbaarheid Tonen: Je handelt integer, in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, respecteert vertrouwelijkheid, komt verbintenissen na en vermijdt elke vorm van partijdigheid.
• Objectieven Behalen: Je beschikt over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op te nemen voor de correctheid van ondernomen acties.

Een goede motivatie is eveneens belangrijk.

Opgelet! Jouw motivatie wordt als erg belangrijk voor de job beschouwd. Ze telt dubbel in de eindscore van het interview.

Indien je motivatie niet voldoet aan het vereiste niveau, kan je voor deze selectie niet slagen en kan je niet opgenomen worden in de lijst van laureaten.

Niet vereist, wel een troef

• Je hebt een goede kennis van het Frans, gezien de tweetalige werkomgeving.
• Je hebt een goede kennis van het Koninklijk Besluit van 15 mei 2022 betreffende de organisatiebeheersing binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht, en de wijziging van de koninklijke besluiten van 4 mei 2016 tot oprichting van de Federale Interne auditdienst en van 17 augustus 2007 tot oprichting van het Auditcomité van de Federale Overheid. 

Jouw profiel:

• Je hebt een diploma van master.
• Je hebt een goede motivatie voor de vervullen functie. 
• Je hebt een goede kennis van het K.B. van 15 mei 2022 betreffende de organisatiebeheersing binnen sommige diensten van de fédérale uitvoerende macht. 
• Je hebt een goede kennis van Frans.

Een volledige beschrijving van de deelnemingsvoorwaarden en het functieprofiel kan je terugvinden in de functiebeschrijving.

Vereist diploma op de uiterste inschrijvingsdatum:

• Diploma van licentiaat, arts, doctor, apotheker, geaggregeerde van het onderwijs, ingenieur, industrieel ingenieur, architect, meester (basisopleiding van 2 cycli), erkend en uitgereikt door de Belgische universiteiten en de instellingen voor hoger onderwijs van het lange type, voor zover de studies ten minste vier jaar hebben omvat, of door en door de Staat of een van de Gemeenschappen ingestelde examencommissies. 
• Diploma va master uitgereikt door een universiteit of een hogeschool na een masteropleiding van de 2e cyclus van ten minste 60 studiepunten.
• Getuigschrift uitgereikt aan de laureaten van de Koninklijke Militaire School en die gerechtigd zijn tot het voeren van de titel van burgerlijk ingenieur of van licentiaat/master. 

Je kan ook deelnemen als je een vroeger behaald diploma hebt, dat gelijkgesteld wordt met één van de vermelde diploma’s.

Als je jouw diploma behaald hebt in een ander land dan België of in een andere taal dan het Nederlands, bekijk dan op onze website de opties voor deelname.

Laad je diploma op in het gedeelte “cv” in van je online account op het moment van inschrijving. Doe je dit niet, dan kan je niet deelnemen aan de selectieprocedure.

Ben je vastbenoemd Nederlandstalig ambtenaar?

Dan kan je deelnemen op basis van mobiliteit, mits je benoemd bent bij:

• een federale administratie of een parastatale instelling opgenomen in het koninklijk besluit van 15 januari 2007 (personeel van de NMBS en de federale politie maken geen deel uit van dit toepassingsgebied van interne mobiliteit), of
• de Rechterlijke orde (met uitzondering van de magistraten, gerechtelijk stagiaires en assessoren).

Aangezien de openstaande functie een A1 functie is kan je enkel deelnemen indien:

• je benoemd bent op niveau A
• of je geslaagd bent voor het specifieke gedeelte van een bevorderingsselectie niveau A en je opgenomen bent in de laureatenlijst
• of je benoemd bent op niveau A2.

In dit geval hoef je niet te voldoen aan de diplomavoorwaarden.

Laad je meest recente bewijs van benoeming op (benoemingsbesluit, uittreksel uit het Belgisch Staatsblad, bewijs van je werkgever, bevorderingsbesluit of bewijs van eedaflegging) vóór de uiterste inschrijvingsdatum en vul je volledige professionele ervaring in, inclusief je huidige job. Als dit bewijs van benoeming of van slagen al werd gevalideerd in je online-cv door een vorige procedure, hoef je dit niet opnieuw te doen.

Als je al werkt voor de rekruterende instelling, treed je in dienst via de principes van interne mutatie.

Ben je vastbenoemd Nederlandstalig ambtenaar bij een Gemeenschap of Gewest?

De vacante functie is een functie van niveau A1. Je dient dan ook een graad en klasse en een weddeschaal te bekleden die, overeenkomstig de bijlage 1 van het KB van 15 januari 2007 betreffende de mobiliteit van de statutaire ambtenaren in het federaal administratief openbaar ambt, als gelijkwaardig worden erkend met de graad en klasse waartoe de vacante betrekking behoort.

Opgelet!

Om te kunnen nagaan of je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden, dienen wij ten laatste op de uiterste inschrijvingsdatum in het bezit te zijn van je meest recente bewijs van benoeming (benoemingsbesluit, uittreksel uit het Belgisch Staatsblad, bewijs van je werkgever, bevorderingsbesluit of bewijs van eedaflegging). Duid dan ook aan in je cv onder de rubriek ‘werkervaring’ dat je ambtenaar bent bij een gemeenschap of gewest en laad je benoemingsbesluit op onder de rubriek ‘benoemingsdocumenten’. 

Ambtenaren van de gemeenschappen of gewesten dienen niet aan de diplomavereisten te voldoen.

Ben je Nederlandstalig beroepsmilitair?

De openstaande functie is van niveau A1. Je moet dus:

• je attest van je carrière als beroepsmilitair opladen in het onderdeel ‘Diploma’ in jouw online account.
• vanaf je inschrijving de persoon contacteren die vermeld wordt in de rubriek ‘contactpersoon procedure’, om je gelijkwaardigheid van niveau te bepalen

In dit geval hoef je niet te voldoen aan de diplomavoorwaarden.

Vereiste ervaring

Er is geen ervaring vereist. In functie van je voorkennis wordt in de nodige opleiding voorzien.

Indien je ten laatste op de uiterste inschrijvingsdatum niet aan bovenstaande formele deelnemingsvoorwaarden voldoet, kan er met je kandidatuur geen rekening worden gehouden.

Statuut en Graad

Je wordt aangeworven als Attaché coördinator organisatie- en procesbeheer (niveau A1) met de bijhorende weddeschaal NA11.

Loon

Minimum aanvangswedde: € 44.633,01 (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).

Via de salarissimulator kan je je bruto- en nettoloon berekenen door een aantal vragen te beantwoorden. 

Voordelen

We bieden jou een boeiende job met impact op mens en maatschappij, met tal van voordelen:

• Goede balans tussen werk en privé
  • glijdende werkuren in een 38-uren week
  • mogelijkheid om eventuele overuren in recup op te nemen
  • mogelijkheid tot telewerk
  • 26 dagen verlof en vrij tussen Kerst en Nieuwjaar
  • gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer

• Talrijke ontwikkelingsmogelijkheden
  • uitgebreid opleidings- en leeraanbod (te volgen tijdens de werkuren)
  • uitgebreide loopbaankansen

• Financiële voordelen
  • mogelijkheid tot het krijgen van een tweetaligheidspremie
  • voordelige hospitalisatieverzekering
  • gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
  • mogelijkheid om maaltijdcheques te krijgen
  • mogelijkheid tot het krijgen van een telewerkpremie
  • mogelijkheid om een fietsvergoeding te krijgen
  • voordelen en interessante aanbiedingen via Benefits@Work
  • voordelen en interessante aanbiedingen via BELSPO kaart
  • allerlei sociale voordelen
  • beschikken over een laptop

Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op de website van BOSA.

Als je geslaagd bent voor deze selectie, moet je – om benoemd te worden – op de aanstellingsdatum:

• Belg zijn of burger van een ander land behorende tot de Europese Economische Ruimte of Zwitserland
• de burgerlijke en politieke rechten genieten
• een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking.

Als je deelneemt op basis van jouw diploma, word je benoemd nadat je de stageperiode met succes hebt vervuld.

Als je deelneemt op basis van mobiliteit, hoef je geen stage meer te doen.

Als je benoemd bent bij een andere organisatie dan de rekruterende en je in dienst treedt via mobiliteit, start een proefperiode van 3 maanden waarin jij en de organisatie kunnen beslissen of er een match is. Indien jij of de rekruterende organisatie hiervan niet overtuigd zijn, keer je terug naar je vroegere werkgever. Klikt het van bij de start, dan kunnen jullie onderling sneller beslissen om de definitieve overstap te maken.

Als je reeds benoemd bent bij de rekruterende dienst in het niveau van de selectie, treed je in dienst via de principes van interne mutatie.

In het kort:

1. We screenen jouw diploma en/of benoemingsbesluit.
2. Je legt een test op computer af bij FOD BOSA in Brussel.
3. Je legt een interview af bij de POD Wetenschapsbeleid, Simon Bolivarlaan 30 bus 7 te 1000 Brussel. 

Een volledige beschrijving van de procedure kan je terugvinden in de uitvoerige functiebeschrijving.

Opgelet:

• Raadpleeg regelmatig het tabblad ‘Mijn screeningsprocedures’ in je online account om na te gaan of de inschrijvingsperiode voor de proeven al dan niet open staat.
• De testen kunnen in fysieke aanwezigheid (face-to-face) of op afstand (via videocall) georganiseerd worden. Deze informatie wordt bij elke stap aangegeven.
• Je inschrijven voor een proef kan enkel tijdens de inschrijvingsperiode zoals weergegeven in het veld ‘Mijn screeningsprocedures’. Wanneer je niet bent ingeschreven voor het einde van de inschrijvingsperiode, kan voor deze selectie geen rekening meer worden gehouden met je kandidatuur.
• Als je niet aanwezig kan zijn voor de sessie waarvoor je ingeschreven bent, dan moet je je ten laatste één uur voor de start van de test uitschrijven. Echter, om organisatorische redenen, willen we je vragen om je uiterlijk de dag voor de proef uit te schrijven. Je doet dit door in je online-account te klikken op de annulatie-link die je net naast de door jou gekozen datum kan vinden. Vervolgens kan je je inschrijven voor een andere sessie, als er nog andere sessies beschikbaar zijn.
• Ervaar je problemen bij het inschrijven voor een test, neem dan contact op met de contactpersoon voor de selectieprocedure (zie rubriek “Contact”) . Doe dit zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de twee werkdagen vóór de datum van de test.
• We houden voor het vervolg van de procedure geen rekening met je kandidatuur als je je voor een test niet inschrijft en/of als je afwezig bent.
• Als je niet geslaagd bent voor een bepaalde stap, stopt de procedure en word je niet uitgenodigd voor eventuele volgende testen van dezelfde selectie.

Gelijke kansen en redelijke aanpassingen:

De Federale overheid voert een actief diversiteitsbeleid.   

Heb je een handicap, een leerstoornis of een ziekte? Dan kom je mogelijks in aanmerking voor een aanpassing van de selectieprocedure. Zie onze pagina over redelijke aanpassingen voor meer info.

Mogelijke voorzieningen voor personen die zwanger zijn of die borstvoeding geven:

Ben je zwanger of geef je borstvoeding? Ook dan kan je mogelijk voorzieningen aanvragen. Meer info vind je op deze pagina over gelijke kansen.

Stap 1: Screening van diploma en/of benoemingsbesluit

Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je beschikt over het vereiste diploma en/of benoemingsbesluit. De screening hiervan gebeurt op basis van de op te laden documenten (zie ‘Deelnemingsvoorwaarden’) en de informatie ingevuld in jouw online account op de uiterste inschrijvingsdatum.

Stap 2: Specifieke screening - PC (+/- 1u30)

Via een dossierbehandelingstest worden volgende competenties gemeten:

• Informatie integreren
• Beslissen

Deze proef zal plaatsvinden plaatsvinden tussen 5 februari en 16 februari 2024 (periode onder voorbehoud).

Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in je online account kan je je inschrijven voor de proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap.
Kies online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur om de test af te leggen. Je wacht best niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er geen plaats meer is.

Je bent voor deze test geslaagd als je ten minste 60 punten op 100 behaalt.

Rekening houdend met het aantal jobs, worden enkel de eerste 20 geslaagden toegelaten tot de volgende proef. Bij gelijkheid van punten, kan dit aantal verhoogd worden in het voordeel van de kandidaat.

Na het ontvangen van je resultaat van dit gedeelte kan je binnen twee maanden schriftelijk feedback vragen.

Stap 3: Specifieke screening - Interview (+/- 1u00)

Het interview evalueert of je gedragsgerichte (zie rubriek ‘Competenties’) overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.

Je cv in je online account wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Je bent geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 behaalt en geslaagd "Motivatie".

Deze proef zal plaatsvinden tussen 11/03/2024 en 22/03/2024 (periode onder voorbehoud).

Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in je online account kan je zelf online inschrijven voor de proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap. Kies online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur om de test af te leggen. Je wacht best niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er geen plaats meer is.

Als je geslaagd bent?

De rangschikking van de geslaagden wordt opgesteld op basis van de resultaten van "Stap 3: Specifieke screening - Interview". Als er geslaagden zijn met gelijke punten, krijgt de persoon met het hoogste aantal punten voor het gedeelte "Motivatie" voorrang. Als er voor dit gedeelte personen met gelijke punten zijn, wordt voor deze personen de rangschikking willekeurig bepaald.

Als je niet onmiddellijk aan de slag kan, kom je op een lijst terecht waaruit geput kan worden telkens er een plaats vrij is voor deze functie. Op basis van je rangschikking kan je ook contractuele functies aangeboden krijgen.

Hoelang blijft deze lijst geldig?

Er wordt een lijst van maximum 20 geslaagden opgesteld, die 1 jaar geldig blijft. Als er voor de toekenning van de laatste plaats meerdere geslaagden zijn met een gelijk aantal punten, wordt het maximum aantal geslaagden in hun voordeel verhoogd.

Bijkomende screening

Als deze of een andere organisatie een gelijkaardig profiel zoekt, kunnen zij hiervoor beroep doen op deze lijst. Afhankelijk van je resultaat word je uitgenodigd voor een bijkomende proef, die vaak bestaat uit een interview. Het is mogelijk dat er hierbij extra diploma- en/of ervaringsvoorwaarden gevraagd worden.

Voorrangsregels voor personen met een handicap

Naast deze lijst van geslaagden wordt een bijzondere lijst opgesteld (die 4 jaar geldig blijft) van de personen met een handicap die geslaagd zijn. Je wordt er enkel in opgenomen op jouw vraag en als je een attest hebt waardoor je erkend bent als 'persoon met een handicap. Meer informatie over voorrang voor personen met een handicap vind je op onze website.

Overheidsdiensten die nog geen 3% van het quotum behalen, zijn verplicht eerst de kandidaten uit deze reserves te raadplegen.

Arbeidspostaanpassingen

Heb je een handicap en wil je gebruik maken van arbeidspostaanpassingen? Dan kan je dat aanvragen op het moment van aanwerving. Meer info vind je op onze pagina Arbeidspostaanpassingen.

Solliciteren? Vul je online CV in en raadpleeg het volledige vacaturebericht om over alle nodige informatie te beschikken en je zo goed mogelijk voor te bereiden.

Je kan solliciteren tot en met 19 januari 2024.

Je moet online solliciteren via je online account. We screenen het cv dat op de uiterste inschrijvingsdatum in je online account zit. We screenen ook je diploma en/of benoemingsbesluit dat je moet opladen op het moment van inschrijving.

Je kan niet solliciteren via fax of e-mail.

Diploma en/of benoemingsbesluit opladen
Je kan je diploma en/of benoemingsbesluit in je online-cv opladen (vóór de uiterste inschrijvingsdatum) in PDF, DOC, DOCX, JPG of TIF-formaat. Het bestand mag niet groter zijn dan 8 MB. Lukt het niet om het diploma op te laden, dan mag je een kopie opsturen naar de contactpersoon selectieprocedure (zie 'Contactpersonen’). Vermeld je rijksregisternummer, naam, voornaam en de procedurecode van de job.

Testen en resultaten

Alle informatie over het concrete verloop van de procedure, je resultaten en de volgende stappen vind je terug in je online account.

Je online account is de enige plaats waar deze informatie volledig betrouwbaar gecentraliseerd wordt. Check je online account dus regelmatig om alle belangrijke informatie over je sollicitaties te vinden.

Vragen rond de testen en scoring?

Op onze website kan je terecht voor meer info over het verloop van de testen en over hoe je je kan voorbereiden.

Je vindt er ook meer uitleg over de scoring van onze testen.

Niet tevreden over de selectieprocedure?

Dien hier jouw klacht in.