Medewerker directiesecretariaat (m/v/x)

Er is 1 contractuele plaats van onbepaalde duur, als Medewerker directiesecretariaat (m/v/x), bij het Directiesecretariaat behorende tot de Diensten van de Algemeen Directeur van het Koninklijk Meteorologisch Instituut van België (KMI) (Ringlaan 3, 1180 Ukkel), dat gelieerd is aan de POD Wetenschapsbeleid (Belspo). 

Je voert, als Medewerker directiesecretariaat (m/v/x), volgende taken uit: 

• Je beheert de agenda van de Algemeen Directeur. 
• Je organiseert en plant vergaderingen in. 
• Je verstuurt uitnodigingen. 
• Je maakt zaalreservaties. 
• Je verzorgt de logistiek aangaande zaalreservaties (aanwezigheid van drank, computerapparatuur, ...).
• Je neemt zelf deel aan vergaderingen en verzorgt de notule.
• Je stelt betrokkenen op de hoogte van op de vergadering genomen besluiten, bepaalt de te ondernemen acties en zorgt voor de follow-up van de acties.
• Je coördineert buitenlandse reizen. 
• Je beheert alle documenten en informatie die specifiek zijn voor het directiesecretariaat.
• Je vertaalt documenten in het Nederlands.
• Je zorgt voor de overdracht van informatie en verspreidt deze op het intranet.
• Je werkt mee aan de invoering en bijwerking van de administratieve procedures van de dienst, past bestaande procedures (workflows) aan en verbetert ze, en ontwikkelt nieuwe procedures.
• Je beantwoordt vragen van interne en externe klanten, neemt contact op met de mensen die toegang hebben tot relevante informatie en geeft complexere vragen door aan de Algemeen Directeur.

Heb je vragen over de jobinhoud? 

Je vindt onze contactgegevens in de rubriek "meer info - contactpersonen".

Er is 1 contractuele plaats van onbepaalde duur, als Medewerker directiesecretariaat (m/v/x), bij het Directiesecretariaat behorende tot de Diensten van de Algemeen Directeur van het Koninklijk Meteorologisch Instituut van België (KMI) (Ringlaan 3, 1180 Ukkel), dat gelieerd is aan de POD Wetenschapsbeleid (Belspo). 

Het Directiesecretariaat staat onder leiding van de Algemeen Directeur van het KMI en bestaat uit één verantwoordelijke en één medewerker.

De Diensten van de Algemeen Directeur van het KMI zijn opgedeeld in volgende diensten: 

• Directiesecretariaat
• Preventie
• Internationale zaken
• Management Systeem-Audit

Het Koninklijk Meteorologisch Instituut van België (KMI) is een begrip in België. Iedereen kent het KMI van de weersverwachtingen, maar het instituut doet veel meer. De instelling houdt zich bezig met meteorologie en heeft zijn faam te danken aan zijn operationele dienstverlening in de vorm van voorspellingen, informatie en technische kennis op het gebied van hydrometeorologie, klimatologie en geofysica.

Het KMI is hét nationale data- en kenniscentrum voor weer en klimaat. Het KMI richt zich als federaal kennisinstituut op gebied van weer en klimaat volledig op zijn publieke taken. Daartoe horen het opstellen van algemene weersverwachtingen en waarschuwingen voor gevaarlijke weersomstandigheden, de monitoring van het klimaat, het inwinnen, controleren en archiveren van meteorologische en geofysische data, het beheren van de hiervoor vereiste infrastructuur, modelontwikkeling en wetenschappelijk onderzoek.

Het KMI omvat bovendien vijf onderzoeksdepartementen met betrekking tot de atmosfeerwetenschappen en de geofysica, de meteorologie, de hydrologie, het geomagnetisme en de magnetohydrodynamica. Het KMI beschikt ook over een afdeling die waarnemingen verricht en informatie verwerkt, waarbij een beroep wordt gedaan op geavanceerde informatica-infrastructuur en telecommunicatieapparatuur. Alle opgeslagen observaties worden gearchiveerd teneinde hun stabiliteit en hun voorspelbaarheid op lange termijn te evalueren.

Na de herstructurering in 1999 beschikt het KMI over een specifiek departement dat de volgende secties omvat, te weten hydrometeorologische modellering, dynamische meteorologie en klimatologie en risicoanalyse en duurzaamheid. De verschillende onderzoekseenheden, door hun specifieke bijdrage, passen in de multinationale groepen die in de laatste jaren zijn opgericht.

Het KMI is vierentwintig uur per dag actief en combineert infrastructuur, techniek, wetenschap en dienstverlening. De producten en diensten van het KMI beantwoorden aan hoge kwaliteitsnormen.

Het KMI biedt zijn werknemers een beloning volgens de geldende loonbarema's en een stimulerende werkomgeving met kansen tot opleiding en zelfontplooiing.

Diversiteit is een basisprincipe van het KMI. De competenties zijn het belangrijkste. Er wordt geen onderscheid gemaakt naar geslacht, huidskleur, religieuze of politieke overtuiging, leeftijd, seksuele voorkeuren. Personen met een handicap zijn ook welkom.

Het Koninklijk Meteorologisch Instituut van België (KMI) is een Belgische Federale Wetenschappelijke Instelling (FWI) die ressorteert onder de Programmatorische Overheidsdienst (POD) POD Wetenschapsbeleid (Belspo).

De POD Wetenschapsbeleid (BELSPO) is een federale administratie die verantwoordelijk is voor het ontwerpen en uitvoeren van onderzoeksprogramma's, het beheer van de Belgische deelname aan het Europees Ruimteagentschap (ESA), het stimuleren van de deelname van de Belgische wetenschappelijke en technische wereld aan internationale onderzoeksnetwerken en in het bijzonder de Europese Onderzoeksruimte (ERA) om het wetenschappelijk en cultureel erfgoed in de 10 wetenschappelijke instellingen te behouden en te verbeteren.

BELSPO zorgt ook voor de coördinatie en het overleg met federale departementen en gefedereerde entiteiten op het gebied van wetenschapsbeleid.

De 10 federale wetenschappelijke instellingen staan onder de bevoegdheid van de minister, bevoegd voor het wetenschapsbeleid. Georganiseerd in de vorm van afzonderlijke beheerde staatsdiensten en beheren en verbeteren van collecties, databanken, bibliotheken en archieven, voeren wetenschappelijk onderzoek uit en verspreiden kennis onder het publiek en experten.

Gedragsgerichte competenties

• Informatie Analyseren: Je analyseert gegevens gericht en beoordeelt informatie kritisch.
• Problemen Oplossen: Je gaat zelfstandig om met en lost problemen op, zoekt alternatieven en voert de oplossing uit.
• In Team Werken: Je creëert en bevordert de groepsgeest door je mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.
• Servicegericht Handelen: Je begeleidt interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier, levert hen een persoonlijke dienstverlening en onderhoudt constructieve contacten.
• Adviseren: Je geeft advies aan je gesprekspartners en bouwt op basis van je expertise een vertrouwensrelatie met hen op.
• Betrouwbaarheid Tonen: Je handelt integer, in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, respecteert vertrouwelijkheid, komt verbintenissen na en vermijdt elke vorm van partijdigheid.
• Stress Beheren: Je reageert resultaatgericht op stress, controleert je emoties en gaat constructief om met kritiek.
• Objectieven Behalen: Je beschikt over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en neemt de verantwoordelijkheid op voor de correctheid van ondernomen acties.

Een goede "motivatie" is eveneens belangrijk.

Opgelet! De "motivatie" wordt als erg belangrijk voor de job beschouwd.

Indien je "motivatie" niet voldoet aan het vereiste niveau, kan je voor deze selectie niet slagen (cut-off op "eerder goed" = min. 4 punten op 6).

Pluspunten

• Je drukt je mondeling en schriftelijk op een duidelijke en begrijpelijke manier uit in het Frans. 
• Je hebt een goede praktische kennis van de meest courante Microsoft Office toepassingen (Word, Excel, Outlook, ...)

Jouw profiel:

• Je hebt een bachelordiploma (of gelijkwaardig) of bent laatstejaarsstudent van het academiejaar 2022-2023.
• Een goede motivatie is essentieel voor de functie.
• Een goede kennis van het Frans is een pluspunt.

Een volledige beschrijving van de deelnemingsvoorwaarden en het functieprofiel kan je terugvinden in de functiebeschrijving.

Vereist diploma op de uiterste inschrijvingsdatum:

• Diploma van het hoger onderwijs van het korte type (basisopleiding van één cyclus, bv: graduaat, professionele bachelor) met volledig leerplan of voor sociale promotie
• Diploma van kandidaat/academische bachelor uitgereikt na een cyclus van tenminste twee jaar studie
• Getuigschrift na het slagen voor de eerste twee studiejaren van de Koninklijke Militaire School
• Diploma van zeevaartonderwijs van de hogere cyclus of van hoger kunst- of technisch onderwijs van de 3de, 2de of 1ste graad met volledig leerplan
• Diploma van meetkundig schatter van onroerende goederen, van mijnmeter of van technisch ingenieur.​

Je kan ook deelnemen als je een vroeger behaald diploma hebt, dat gelijkgesteld wordt met één van de vermelde diploma’s.

Als je jouw diploma behaald hebt in een ander land dan België of in een andere taal dan het Nederlands, bekijk dan op onze website de opties voor deelname.

Laad je diploma op in het gedeelte “CV” in van je online account op het moment van inschrijving. Doe je dit niet, dan kan je niet deelnemen aan de selectieprocedure.

Ben je laatstejaarsstudent van het academiejaar 2022-2023?

Dan kan je deelnemen aan de selectie onder voorbehoud. Laad je inschrijvingsbewijs met duidelijke vermelding van studiejaar, academiejaar en afstudeerrichting op in jouw online account.

Als je slaagt, kan je wel pas in dienst treden als je het vereiste diploma hebt behaald en je dit hebt opgeladen in jouw online account.

Vereiste ervaring

Er is geen ervaring vereist. In functie van je voorkennis wordt in de nodige opleiding voorzien.

Indien je ten laatste op de uiterste inschrijvingsdatum niet aan bovenstaande formele deelnemingsvoorwaarden voldoet, kan er met je kandidatuur geen rekening worden gehouden.

Contract en graad

Je wordt aangeworven via een contract van onbepaalde duur als Medewerker directiesecretariaat - administratief deskundige (niveau B) met de bijhorende weddeschaal B1.

Loon

Minimum aanvangswedde: € 33.606,31 (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).

Via de salarissimulator kan je je bruto- en nettoloon berekenen door een aantal vragen te beantwoorden. 

Voordelen

We bieden jou een boeiende job met impact op mens en maatschappij, met tal van voordelen:

• Goede balans tussen werk en privé
  • glijdende werkuren in een 38-uren week.
  • mogelijkheid om eventuele overuren in recup op te nemen
  • mogelijkheid tot telewerk
  • 26 dagen verlof en vrij tussen Kerst en Nieuwjaar
  • bereikbaar met het openbaar vervoer

• Talrijke ontwikkelingsmogelijkheden
  • uitgebreid opleidings- en leeraanbod (te volgen tijdens de werkuren)
  • uitgebreide loopbaankansen

• Financiële voordelen
  • mogelijkheid tot het krijgen van een tweetaligheidspremie
  • voordelige hospitalisatieverzekering
  • aanvullend pensioenplan (tweede pijler)
  • gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
  • mogelijkheid om een fietsvergoeding te krijgen
  • mogelijkheid tot het krijgen van een telewerkpremie
  • voordelen en interessante aanbiedingen via Benefits@Work en de Belspo-kaart
  • allerlei sociale voordelen
  • beschikken over een laptop

Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op de website van BOSA.

In het kort:

1. We screenen jouw diploma of getuigschrift laatstejaarsstudent academiejaar 2022-2023
2. Je legt een test op computer af bij FOD BOSA in Brussel 
   Opgelet! Als er weinig kandidaten zijn, zal deze test op dezelfde dag als het interview georganiseerd worden.
3. Afhankelijk van het aantal kandidaten, zijn er meerdere opties voor deze stap. 
   • Je legt een interview af met een test op computer bij de FOD BOSA in Brussel (in geval van weinig kandidaten)
   • Je legt een interview af bij het Koninklijk Meteorologisch Instituut van België (KMI) (Ringlaan 3, 1180 Ukkel) (in geval van veel kandidaten)

Een volledige beschrijving van de procedure kan je terugvinden in de volledige functiebeschrijving.

Opgelet:

• Raadpleeg regelmatig het tabblad ‘Mijn screeningsprocedures’ in je online account om na te gaan of de inschrijvingsperiode voor de proeven al dan niet open staat.
• De testen kunnen in fysieke aanwezigheid (face-to-face) of op afstand (via videocall) georganiseerd worden. Deze informatie wordt bij elke stap aangegeven.
• Je inschrijven voor een proef kan enkel tijdens de inschrijvingsperiode zoals weergegeven in het veld ‘Mijn screeningsprocedures’. Wanneer je niet bent ingeschreven voor het einde van de inschrijvingsperiode, kan voor deze selectie geen rekening meer worden gehouden met je kandidatuur.
• Als je niet aanwezig kan zijn voor de sessie waarvoor je ingeschreven bent, dan moet je je ten laatste één uur voor de start van de test uitschrijven. Echter, om organisatorische redenen, willen we je vragen om je uiterlijk de dag voor de proef uit te schrijven. Je doet dit door in je online-account te klikken op de annulatie-link die je net naast de door jou gekozen datum kan vinden. Vervolgens kan je je inschrijven voor een andere sessie, als er nog andere sessies beschikbaar zijn.
• Ervaar je problemen bij het inschrijven voor een test, neem dan contact op met de contactpersoon voor de selectieprocedure (zie rubriek “Contact”) . Doe dit zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de twee werkdagen vóór de datum van de test.
• We houden voor het vervolg van de procedure geen rekening met je kandidatuur als je je voor een test niet inschrijft en/of als je afwezig bent.
• Als je niet geslaagd bent voor een bepaalde stap, stopt de procedure en word je niet uitgenodigd voor eventuele volgende testen van dezelfde selectie.

Gelijke kansen en redelijke aanpassingen:

De Federale overheid voert een actief diversiteitsbeleid.   

Heb je een handicap, een leerstoornis of een ziekte? Dan kom je mogelijks in aanmerking voor een aanpassing van de selectieprocedure. Zie onze pagina over redelijke aanpassingen voor meer info.

Ben je zwanger of geef je borstvoeding? Ook dan kan je mogelijk aanpassingen krijgen. Meer info vind je op deze pagina over gelijke kansen.

Stap 1: Screening van diploma

Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je beschikt over het vereiste diploma. De screening hiervan gebeurt op basis van de op te laden documenten (zie ‘Deelnemingsvoorwaarden’) in jouw online account op de uiterste inschrijvingsdatum.

Stap 2: Specifieke screening - PC (+/- 1u30)

Deze proef wordt ofwel georganiseerd als afzonderlijke stap "Stap 2: Specifieke screening - PC", ofwel op dezelfde dag als het interview en dus als deel van "Stap 3: Specifieke screening - Interview". Dit is afhankelijk van het aantal kandidaten dat overblijft na de vorige stap "Stap 1: Screening van diploma". 

Via een dossierbehandelingstest worden volgende competenties gemeten:

• Informatie Analyseren: Je analyseert gegevens gericht en beoordeelt informatie kritisch.
• Problemen Oplossen: Je gaat zelfstandig om met en lost problemen op, zoekt alternatieven en voert de oplossing uit.

Als deze proef wordt georganiseerd als afzonderlijke stap "Stap 2: Specifieke screening - PC", zal deze in de 2 helft van augustus 2023 plaatsvinden (onder voorbehoud). Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in je online account kan je je inschrijven voor de proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap "Stap 1: Screening van diploma".
Kies online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur om de test af te leggen. Je wacht best niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er geen plaats meer is.

Indien deze afzonderlijke stap plaats vindt, zal deze doorgaan bij de FOD BOSA / Werkenvoor.be in Brussel (Simon Bolivarlaan 30 bus 1, 1000 Brussel)

Je bent voor deze aparte stap "Stap 2: Specifieke screening - PC" geslaagd als je ten minste 25 punten op 50 behaalt (op het totaal van deze test). Rekening houdend met het aantal jobs, worden enkel de eerste 10 geslaagden toegelaten tot de volgende proef. Bij gelijkheid van punten, kan dit aantal verhoogd worden in het voordeel van de kandidaat.

Na het ontvangen van je resultaat van dit gedeelte kan je binnen twee maanden schriftelijk feedback vragen.

Stap 3: Specifieke screening - Interview (1u30)

Om praktische redenen kan deze proef op afstand (online) georganiseerd worden. In dat geval zal je gecontacteerd worden door één van onze medewerkers die je de procedure hiervoor uitlegt. Meer info over online interviews vind je op onze website.

Het interview evalueert of je gedragsgerichte competenties (zie rubriek ‘Competenties’) overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.

Indien de PC-proef niet georganiseerd wordt als afzonderlijke stap (zie Stap 2: Specifieke screening - PC), zal deze op dezelfde dag als het interview plaatsvinden en zal deze deel uitmaken van "Stap 3: Specifieke screening - Interview".

Je cv in je online account wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Indien "Stap 2: Specifieke screening - PC" wel als aparte stap georganiseerd wordt, zal "Stap 3: Specifieke screening - Interview" enkel het "interview" (1u30) bevatten. In dat geval ben je geslaagd voor "Stap 3: Specifieke screening - Interview" als je ten minste 50 punten op 100 behaalt op het "interview" EN je "motivatie" voldoet aan het verwachte niveau (minimum "eerder goed")

Indien "Stap 2: Specifieke screening - PC" niet als aparte stap georganiseerd wordt, zal "Stap 3: Specifieke screening - Interview" het "interview" en de "pc-test (dossierbehandelingstest)" bevatten. De totale duurtijd van "Stap 3: Specifieke screening - Interview" bedraagt in dat geval +/- 3u. In dat geval ben je geslaagd voor "Stap 3: Specifieke screening - Interview" als je ten minste 75 punten op 150 behaalt op het totaal van deze stap EN je ten minste 50 punten op 100 behaalt op het "interview" EN je "motivatie" voldoet aan het verwachte niveau (minimum "eerder goed").

Indien "Stap 2: Specifieke screening - PC" niet als aparte stap georganiseerd wordt, zal "Stap 3: Specifieke screening - Interview" in de 2de helft van augustus 2023 plaatsvinden (onder voorbehoud). In dat geval zal "Stap 3: Specifieke screening - Interview" volledig bij de FOD BOSA / Werkenvoor.be in Brussel (Simon Bolivarlaan 30 bus 1, 1000 Brussel) doorgaan. 

Indien "Stap 2: Specifieke screening - PC" wel als aparte stap georganiseerd wordt, zal "Stap 3: Specifieke screening - Interview" in de 2de helft van september 2023 plaatsvinden (onder voorbehoud). In dat geval zal "Stap 3: Specifieke screening - Interview" ofwel bij het Koninklijk Meteorologisch Instituut van België (KMI) (Ringlaan 3, 1180 Ukkel) ofwel op afstand (online) plaatsvinden.

Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in je online account kan je zelf online inschrijven voor de proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap. Kies online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur om de test af te leggen. Je wacht best niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er geen plaats meer is.

Als je geslaagd bent?

Je wordt opgenomen op de lijst van geslaagden als je slaagt in "Stap 3: Specifieke screening - Interview".

Als je niet onmiddellijk aan de slag kan, kom je op een lijst terecht waaruit geput kan worden telkens er een plaats vrij is voor deze functie.

Hoelang blijft deze lijst geldig?

Er wordt een lijst van maximum 10 geslaagden opgesteld, die 1 jaar geldig blijft. Als er voor de toekenning van de laatste plaats meerdere geslaagden zijn met een gelijk aantal punten, wordt het maximum aantal geslaagden in hun voordeel verhoogd.

Bijkomende screening

Als deze of een andere organisatie een gelijkaardig profiel zoekt, kunnen zij hiervoor beroep doen op deze lijst. Afhankelijk van je resultaat word je uitgenodigd voor een bijkomende proef, die vaak bestaat uit een interview. Het is mogelijk dat er hierbij extra diploma- en/of ervaringsvoorwaarden gevraagd worden.

Voorrangsregels voor personen met een handicap

Federale overheidsinstellingen die het quotum van 3% nog niet hebben behaald, zijn verplicht om voorrang te geven aan de personen met een handicap die geslaagd zijn voor de selectie. Deze voorrang geldt enkel op jouw vraag en als je een attest hebt waardoor je erkend bent als 'persoon met een handicap'. Meer informatie over voorrang voor personen met een handicap vind je op onze website.

Arbeidspostaanpassingen

Heb je een handicap en wil je gebruik maken van arbeidspostaanpassingen? Dan kan je dat aanvragen op het moment van aanwerving. Meer info vind je op onze pagina Arbeidspostaanpassingen.

Solliciteren? Vul je online CV in en raadpleeg het volledige vacaturebericht om over alle nodige informatie te beschikken en je zo goed mogelijk voor te bereiden.

Je kan solliciteren tot en met 7 augustus 2023.

Je moet online solliciteren via je online account. We screenen het cv dat op de uiterste inschrijvingsdatum in je online account zit. We screenen ook je diploma dat je moet opladen op het moment van inschrijving.

Je kan niet solliciteren via fax of e-mail.

Diploma opladen
Je kan je diploma in je online-cv opladen (vóór de uiterste inschrijvingsdatum) in PDF, DOC, DOCX, JPG of TIF-formaat. Het bestand mag niet groter zijn dan 8 MB. Lukt het niet om het diploma op te laden, dan mag je een kopie opsturen naar de contactpersoon selectieprocedure (zie 'Contactpersonen'). Vermeld je rijksregisternummer, naam, voornaam en de code van de job.

Ben je laatstejaarsstudent?

Laad dan je je inschrijvingsbewijs op met duidelijke vermelding van studiejaar, academiejaar en afstudeerrichting voor de uiterste inschrijvingsdatum.

Testen en resultaten

Alle informatie over het concrete verloop van de procedure, je resultaten en de volgende stappen vind je terug in je online account.

Je online account is de enige plaats waar deze informatie volledig betrouwbaar gecentraliseerd wordt. Check je online account dus regelmatig om alle belangrijke informatie over je sollicitaties te vinden.

Vragen rond de testen en scoring?

Op onze website kan je terecht voor meer info over het verloop van de testen en over hoe je je kan voorbereiden.

Je vindt er ook meer uitleg over de scoring van onze testen.

Niet tevreden over de selectieprocedure?

Dien hier jouw klacht in.