Management assistent (m/v/v) (m/v/x)

 Er is 1 contractuele plaats van onbepaalde duur, als Management assistent (m/v/x), vacant bij het Koninklijk Instituut voor het Kunstpatrimonium (KIK) (Jubelpark 1, 1000 Brussel), dat gelieerd is aan de POD Wetenschapsbeleid (BELSPO).

Je voert, als Management assistent (m/v/x), volgende hoofdtaken uit:

• Je fungeert als directiesecretaris van de algemeen directeur van het KIK.
• Je biedt algemene dagdagelijkse administratieve ondersteuning voor de Conservatie & Restauratie (C&R) activiteiten.

Het luik directiesecretariaat valt verder uiteen in volgende subtaken:

• Je codeert, klasseert en archiveert documenten. 
• Je beheert de agenda van de Algemeen Directeur. 
• Je beheert vergaderingen met de Directieraad, comex, basisoverlegcomité, wetenschappelijke jury, wetenschappelijke raad (voorbereidenden documenten, uitnodiging, nabehandeling, catering)
• Je staat in voor de inhoudelijke uitwerking van het administratief luik van het jaarrapport en wint hiervoor de nodige informatie intern in. 

Het luik algemene dagdagelijke administratieve ondersteuning voor de Conservatie & Restauratie (C&R) activiteiten valt verder uiteen in volgende subtaken:

• Je stelt verslagen (pv's) van vergaderingen op betreffende het departement conservatie-restauratie, ... . 
• Je beheert (ordent, klasseert (digitaal) en archiveert) de documenten gelinkt aan conservatie-restauratie projecten.
• Je ondersteunt het departement conservatie-restauratie volgens de interne processen (voorstel aankoop, marktconsultatie, opmaak kladfactuur, logistiek, …).
• Je staat op een proactieve wijze in voor de opvolging en actualisering van de beheerstabellen en overige tools door bijkomende informatie in te winnen of op te zoeken.
• Je werkt vlot samen met de ondersteunende diensten (HR, IT en technische dienst) ter ondersteuning van de collega’s van het departement.
• Je staat in voor de administratieve opvolging en ondersteuning van publieksgerichte initiatieven zoals nationale en internationale congressen en events.

Heb je vragen over de jobinhoud? 

Je vindt onze contactgegevens in de rubriek "meer info - contactpersonen".

Er is 1 contractuele plaats van onbepaalde duur, als Management assistent (m/v/x), vacant bij het Koninklijk Instituut voor het Kunstpatrimonium (KIK) (Jubelpark 1, 1000 Brussel), dat gelieerd is aan de POD Wetenschapsbeleid (BELSPO).

Het Koninklijk Instituut voor het Kunstpatrimonium (KIK) is een federale wetenschappelijke instelling die belast is met de documentatie, de studie en de conservatie-restauratie van het culturele en artistieke erfgoed van ons land. Kunsthistorici, fotografen, scheikundigen, archeologen, ingenieurs en restauratoren verrichten interdisciplinair en baanbrekend onderzoek naar materialen en technieken en naar methoden voor de conservering en restauratie van kunstwerken. Het KIK is een uniek instrument voor de verspreiding van wetenschappelijke, fotografische en technische documentatie op deze gebieden.

Het KIK stelt ook een indrukwekkende informatiebibliotheek ter beschikking van het publiek. Deze informatiebibliotheek is een waar documentatiecentrum over het artistieke erfgoed van heel België en omvat een bibliotheek, een fototheek en een dossier- en archiefdienst.  

Sinds 1948 omringt het Koninklijk Instituut voor het Kunstpatrimonium (KIK) het Belgisch erfgoed met de allerbeste zorgen. Van de restauratie van kunstwerken, tot advies rond bewaaromstandigheden, het dateren van archeologische overblijfselen of het opsporen van vervalsingen… Als pionier in de interdisciplinaire studie van kunstwerken en monumenten is het KIK een begrip in de erfgoedwereld. Daarvoor steunen we op specialisten met een jarenlange ervaring, hoogtechnologische apparatuur, een levendige stagewerking en de toegang tot een ruim internationaal netwerk. Via de website, nieuwsbrief en sociale media betrekt het een steeds groeiende community van liefhebbers en -professionals bij de erfgoedzorg. De vruchten van het werk delen we als federale wetenschappelijke instelling met alle geïnteresseerden: zo vind je in de online databank BALaT bijna 800 000 foto’s van het Belgisch erfgoed en kan je op Closer to Van Eyck inzoomen op het volledige oeuvre van Jan van Eyck.

De POD Wetenschapsbeleid (BELSPO) is een federale administratie die verantwoordelijk is voor het ontwerpen en uitvoeren van onderzoeksprogramma's, het beheer van de Belgische deelname aan het Europees Ruimteagentschap (ESA), het stimuleren van de deelname van de Belgische wetenschappelijke en technische wereld aan internationale onderzoeksnetwerken en in het bijzonder de Europese Onderzoeksruimte (ERA) om het wetenschappelijk en cultureel erfgoed in de 10 wetenschappelijke instellingen te behouden en te verbeteren.

BELSPO zorgt ook voor de coördinatie en het overleg met federale departementen en gefedereerde entiteiten op het gebied van wetenschapsbeleid.

De POD Wetenschapsbeleid bestaat daarnaast ook uit enkele ondersteunende diensten waaronder 'Personeel & Organisatie', 'Begroting & Beheerscontrole', 'Informatie & Communicatietechnologie' en 'Communicatie & Valorisatie'.

Gedragsgerichte competenties

• Informatie Analyseren: Je analyseert gegevens gericht en beoordeelt informatie kritisch.
• Problemen Oplossen: Je gaat zelfstandig om met en lost problemen op, zoekt alternatieven en voert de oplossing uit.
• Betrouwbaarheid Tonen: Je handelt integer, in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, respecteert vertrouwelijkheid, komt verbintenissen na en vermijdt elke vorm van partijdigheid.
• Zichzelf Ontwikkelen: Je plant en beheert je eigen groei actief in functie van je mogelijkheden, interesses en ambities door je eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en jezelf continu nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis eigen te maken.
• Servicegericht Handelen: Je begeleidt interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier, levert hen een persoonlijke dienstverlening en onderhoudt constructieve contacten.
• Objectieven Behalen: Je beschikt over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op te nemen voor de correctheid van ondernomen acties.

Een goede "motivatie" is eveneens belangrijk.

Opgelet! De competenties in het vet, "betrouwbaarheid tonen" en "zichzelf ontwikkelen", en jouw "motivatie" worden als erg belangrijk voor de job beschouwd.

Indien je "motivatie" niet voldoet aan het vereiste niveau, kan je voor deze selectie niet slagen en niet in de lijst van geslaagden opgenomen worden (cut-off op "eerder goed" = min. 4/6).

De competenties "betrouwbaarheid tonen" en "zichzelf ontwikkelen" wegen harder door in de eindscore (X2). 

Pluspunten

• Je drukt je mondeling en schriftelijk op een duidelijke en begrijpelijke manier uit in het Frans.
• Je drukt je mondeling en schriftelijk op een duidelijke en begrijpelijke manier uit in het Engels. 
• Je hebt een goede praktische kennis van de meest courante MS Office toepassingen (Excel, Word, Outlook, Powerpoint, ...).

Jouw profiel:

• Je bent in het bezit van een bachelordiploma.
• Je "motivatie" is essentieel voor deze functie. 
• De gedragsgerichte competenties "betrouwbaarheid tonen" en "zichzelf ontwikkelen" zijn zeer belangrijk voor deze functie.
• Een goede praktische kennis van het Frans en Engels is een troef.
• Een goede praktische kennis van de meest courante MS Office toepassingen is een troef.

Een volledige beschrijving van de deelnemingsvoorwaarden en het functieprofiel kan je terugvinden in de functiebeschrijving.

Vereist diploma op de uiterste inschrijvingsdatum:

• Diploma van het hoger onderwijs van het korte type (basisopleiding van één cyclus, bv: graduaat, professionele bachelor) met volledig leerplan of voor sociale promotie
• Diploma van kandidaat/academische bachelor uitgereikt na een cyclus van tenminste twee jaar studie
• Getuigschrift na het slagen voor de eerste twee studiejaren van de Koninklijke Militaire School
• Diploma van zeevaartonderwijs van de hogere cyclus of van hoger kunst- of technisch onderwijs van de 3de, 2de of 1ste graad met volledig leerplan
• Diploma van meetkundig schatter van onroerende goederen, van mijnmeter of van technisch ingenieur.​

Je kan ook deelnemen als je een vroeger behaald diploma hebt, dat gelijkgesteld wordt met één van de vermelde diploma’s.

Als je jouw diploma behaald hebt in een ander land dan België of in een andere taal dan het Nederlands, bekijk dan op onze website de opties voor deelname.

Laad je diploma op in het gedeelte “cv” in van je online account op het moment van inschrijving. Doe je dit niet, dan kan je niet deelnemen aan de selectieprocedure.

Vereiste ervaring

Er is geen ervaring vereist. In functie van je voorkennis wordt in de nodige opleiding voorzien.

Indien je ten laatste op de uiterste inschrijvingsdatum niet aan bovenstaande formele deelnemingsvoorwaarden voldoet, kan er met je kandidatuur geen rekening worden gehouden.

Contract en graad

Je wordt aangeworven via een contract van onbepaalde duur als Management assistent - administratief deskundige (niveau B) met de bijhorende weddeschaal B1.

Loon

Minimum aanvangswedde: € 33.606,31 (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).

Via de salarissimulator kan je je bruto- en nettoloon berekenen door een aantal vragen te beantwoorden. 

Voordelen

We bieden jou een boeiende job met impact op mens en maatschappij, met tal van voordelen:

• Goede balans tussen werk en privé
  • glijdende werkuren in een 38-uren week.
  • mogelijkheid om eventuele overuren in recup op te nemen.
  • mogelijkheid tot telewerk.
  • 26 dagen verlof per volledig kalenderjaar en vrij tussen Kerst en Nieuwjaar.
  • gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer.

• Talrijke ontwikkelingsmogelijkheden
  • uitgebreid opleidings- en leeraanbod (te volgen tijdens de werkuren).
  • uitgebreide loopbaankansen.

• Financiële voordelen
  • mogelijkheid tot het krijgen van een tweetaligheidspremie.
  • voordelige hospitalisatieverzekering.
  • aanvullend pensioenplan (tweede pijler).
  • gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer.
  • mogelijkheid om een fietsvergoeding te krijgen.
  • mogelijkheid tot het krijgen van een telewerkpremie.
  • voordelen en interessante aanbiedingen via Benefits@Work en de Belspo-kaart.
  • allerlei sociale voordelen.
  • beschikken over een laptop.

Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op de website van BOSA.

In het kort:

1. We screenen jouw diploma.
2. Je legt een test op computer af bij de FOD BOSA in Brussel. 
   Opgelet! Als er weinig kandidaten zijn, zal deze test op dezelfde dag als het interview georganiseerd worden.
3. Afhankelijk van het aantal kandidaten zijn er meerdere opties voor deze stap: 
   • Je legt een interview met een test op computer af bij de FOD Bosa in Brussel (in geval van weinig kandidaten).
   • Je legt een interview af bij het Koninklijk Instituut voor het Kunstpatrimonium (KIK) (Jubelpark 1, 1000 Brussel) (in geval van veel kandidaten).

Een volledige beschrijving van de procedure kan je terugvinden in de volledige functiebeschrijving.

Opgelet:

• Raadpleeg regelmatig het tabblad ‘Mijn screeningsprocedures’ in je online account om na te gaan of de inschrijvingsperiode voor de proeven al dan niet open staat.
• De testen kunnen in fysieke aanwezigheid (face-to-face) of op afstand (via videocall) georganiseerd worden. Deze informatie wordt bij elke stap aangegeven.
• Je inschrijven voor een proef kan enkel tijdens de inschrijvingsperiode zoals weergegeven in het veld ‘Mijn screeningsprocedures’. Wanneer je niet bent ingeschreven voor het einde van de inschrijvingsperiode, kan voor deze selectie geen rekening meer worden gehouden met je kandidatuur.
• Als je niet aanwezig kan zijn voor de sessie waarvoor je ingeschreven bent, dan moet je je ten laatste één uur voor de start van de test uitschrijven. Echter, om organisatorische redenen, willen we je vragen om je uiterlijk de dag voor de proef uit te schrijven. Je doet dit door in je online-account te klikken op de annulatie-link die je net naast de door jou gekozen datum kan vinden. Vervolgens kan je je inschrijven voor een andere sessie, als er nog andere sessies beschikbaar zijn.
• Ervaar je problemen bij het inschrijven voor een test, neem dan contact op met de contactpersoon voor de selectieprocedure (zie rubriek “Contact”) . Doe dit zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de twee werkdagen vóór de datum van de test.
• We houden voor het vervolg van de procedure geen rekening met je kandidatuur als je je voor een test niet inschrijft en/of als je afwezig bent.
• Als je niet geslaagd bent voor een bepaalde stap, stopt de procedure en word je niet uitgenodigd voor eventuele volgende testen van dezelfde selectie.

Gelijke kansen en redelijke aanpassingen:

De Federale overheid voert een actief diversiteitsbeleid.   

Heb je een handicap, een leerstoornis of een ziekte? Dan kom je mogelijks in aanmerking voor een aanpassing van de selectieprocedure. Zie onze pagina over redelijke aanpassingen voor meer info.

Mogelijke voorzieningen voor personen die zwanger zijn of die borstvoeding geven:

Ben je zwanger of geef je borstvoeding? Ook dan kan je mogelijk voorzieningen aanvragen. Meer info vind je op deze pagina over gelijke kansen.

Stap 1: Screening van diploma

Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je beschikt over het vereiste diploma. De screening hiervan gebeurt op basis van de op te laden documenten (zie ‘Deelnemingsvoorwaarden’) in jouw online account op de uiterste inschrijvingsdatum.

Stap 2: Specifieke screening - PC (+/- 1u15)

Deze proef wordt ofwel georganiseerd als afzonderlijke stap "Stap 2: Specifieke screening - PC", ofwel op dezelfde dag als het interview en dus als deel van "Stap 3: Specifieke screening - Interview". Dit is afhankelijk van het aantal kandidaten dat overblijft na "Stap 1: Screening van diploma".

Via een postbaktest worden volgende competenties gemeten:

• Informatie Analyseren: Je analyseert gegevens gericht en beoordeelt informatie kritisch.
• Problemen Oplossen: Je gaat zelfstandig om met en lost problemen op, zoekt alternatieven en voert de oplossing uit.

Als deze proef georganiseerd wordt als afzonderlijke stap "Stap 2: Specifieke screening - PC", dan zal deze proef rond midden december 2023 plaatsvinden (onder voorbehoud). Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in je online account kan je je inschrijven voor de proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap.

Kies online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur om de test af te leggen. Je wacht best niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er geen plaats meer is.

Je bent voor deze aparte stap "Stap 2: Specifieke screening - PC" geslaagd als je ten minste 25 punten op 50 behaalt (op het totaal van deze test). Rekening houdend met het aantal jobs, worden enkel de eerste 10 geslaagden toegelaten tot de volgende proef. Bij gelijkheid van punten, kan dit aantal verhoogd worden in het voordeel van de kandidaat.

Na het ontvangen van je resultaat van dit gedeelte kan je binnen twee maanden schriftelijk feedback vragen.

Stap 3: Specifieke screening - Interview (+/- 1u30)

Om praktische redenen kan deze proef vanop afstand (online) georganiseerd worden. In dat geval zal je gecontacteerd worden door één van onze medewerkers die je de procedure hiervoor uitlegt. Meer info over online interviews vind je op onze website. 

Het interview evalueert of je gedragsgerichte competenties (zie rubriek ‘Competenties’) overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.

Indien de PC-proef niet georganiseerd wordt als afzonderlijke stap (zie stap 2: Specifieke screening - PC), dan zal deze op dezelfde dag als het interview plaatsvinden en zal deze deel uitmaken van "Stap 3: Specifieke screening - Interview". 

Je cv in je online account wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Indien "Stap 2: Specifieke screening - PC" wel als aparte stap georganiseerd wordt, zal "Stap 3: Specifieke screening - Interview" enkel het "interview" (1u30) bevatten. In dat geval ben je geslaagd voor "Stap 3: Specifieke screening - Interview" als je ten minste 50 punten op 100 behaalt op het "interview" EN je "motivatie" voldoet aan het verwachte niveau (minimum "eerder goed" = min. 4/6).

Indien "Stap 2: Specifieke screening - PC" niet als aparte stap georganiseerd wordt, zal "Stap 3: Specifieke screening - Interview" zowel het "interview" en de "pc-test (postbak)" bevatten. De totale duurtijd van "Stap 3: Specifieke screening - Interview" bedraagt in dat geval +/-2u45. in dat geval ben je geslaagd voor "Stap 3: Specifieke screening - Interview" als je ten minste 75 punten op 150 behaalt op het totaal van deze stap EN je ten minste 50 punten op 100 behaalt op het "interview" EN je "motivatie" voldoet aan het verwachte niveau (minimum "eerder goed" = min. 4/6).

Indien "Stap 2: Specifieke screening - PC" niet als aparte stap georganiseerd wordt, zal "Stap 3: Specifieke screening - Interview" rond midden december 2023 plaatsvinden (onder voorbehoud). In dat geval zal "Stap 3: Specifieke screening - Interview" volledig bij de FOD Bosa / Werkenvoor.be in Brussel (Simon Bolivarlaan 30 bus 1, 1000 Brussel) doorgaan. 

Indien "Stap 2: Specifieke screening - PC" wel als aparte stap georganiseerd wordt, zal "Stap 3: Specifieke screening - Interview" in de 1ste helft van januari 2024 plaatsvinden (onder voorbehoud). In dat geval zal "Stap 3: Specifieke screening - Interview" ofwel bij het Koninklijk Instituut voor het Kunstpatrimonium (KIK) (Jubelpark 1, 1000 Brussel), ofwel bij de FOD Bosa / Werkenvoor.be in Brussel (Simon Bolivarlaan 30 bus 1, 1000 Brussel), ofwel vanop afstand (online) doorgaan.

Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in je online account kan je zelf online inschrijven voor de proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap. Kies online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur om de test af te leggen. Je wacht best niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er geen plaats meer is.

Als je geslaagd bent?

Je wordt opgenomen op de lijst van geslaagden als je slaagt in "Stap 3: Specifieke screening - Interview".

Als je niet onmiddellijk aan de slag kan, kom je op een lijst terecht waaruit geput kan worden telkens er een plaats vrij is voor deze functie.

Hoelang blijft deze lijst geldig?

Er wordt een lijst van maximum 10 geslaagden opgesteld, die 1 jaar geldig blijft. Als er voor de toekenning van de laatste plaats meerdere geslaagden zijn met een gelijk aantal punten, wordt het maximum aantal geslaagden in hun voordeel verhoogd.

Bijkomende screening

Als deze of een andere organisatie een gelijkaardig profiel zoekt, kunnen zij hiervoor beroep doen op deze lijst. Afhankelijk van je resultaat word je uitgenodigd voor een bijkomende proef, die vaak bestaat uit een interview. Het is mogelijk dat er hierbij extra diploma- en/of ervaringsvoorwaarden gevraagd worden.

Voorrangsregels voor personen met een handicap

Federale overheidsinstellingen die het quotum van 3% nog niet hebben behaald, zijn verplicht om voorrang te geven aan de personen met een handicap die geslaagd zijn voor de selectie. Deze voorrang geldt enkel op jouw vraag en als je een attest hebt waardoor je erkend bent als 'persoon met een handicap'. Meer informatie over voorrang voor personen met een handicap vind je op onze website.

Arbeidspostaanpassingen

Heb je een handicap en wil je gebruik maken van arbeidspostaanpassingen? Dan kan je dat aanvragen op het moment van aanwerving. Meer info vind je op onze pagina Arbeidspostaanpassingen.

Solliciteren? Vul je online CV in en raadpleeg het volledige vacaturebericht om over alle nodige informatie te beschikken en je zo goed mogelijk voor te bereiden.

Je kan solliciteren tot en met 15 november 2023.

Je moet online solliciteren via je online account. We screenen het cv dat op de uiterste inschrijvingsdatum in je online account zit. We screenen ook je diploma dat je moet opladen op het moment van inschrijving.

Je kan niet solliciteren via fax of e-mail.

Diploma opladen
Je kan je diploma in je online-cv opladen (vóór de uiterste inschrijvingsdatum) in PDF, DOC, DOCX, JPG of TIF-formaat. Het bestand mag niet groter zijn dan 8 MB. Lukt het niet om het diploma op te laden, dan mag je een kopie opsturen naar de contactpersoon selectieprocedure (zie 'Contactpersonen'). Vermeld je rijksregisternummer, naam, voornaam en de code van de job.

Testen en resultaten

Alle informatie over het concrete verloop van de procedure, je resultaten en de volgende stappen vind je terug in je online account.

Je online account is de enige plaats waar deze informatie volledig betrouwbaar gecentraliseerd wordt. Check je online account dus regelmatig om alle belangrijke informatie over je sollicitaties te vinden.

Vragen rond de testen en scoring?

Op onze website kan je terecht voor meer info over het verloop van de testen en over hoe je je kan voorbereiden.

Je vindt er ook meer uitleg over de scoring van onze testen.

Niet tevreden over de selectieprocedure?

Dien hier jouw klacht in.