ADMINISTRATIEF ASSISTENT EN ONTHAALMEDEWERKER (m/v/x)

Hou jij van menselijk contact en wil jij jouw vaardigheden ten dienste stellen van de FOD Justitie? Dan ben jij de persoon die wij zoeken!

Je komt terecht in het team ‘Talent Acquisition’ waarin je voornaamste opdracht zal zijn:

• Het ontvangen van kandidaten tijdens selectiegesprekdagen
• Je draagt ​​bij aan het goede verloop van de tests door professionele ondersteuning van de kandidaten te garanderen tijdens de tests
• Je verwelkomt kandidaten met respect voor de geplande uren en ondersteunt hen om een ​​optimale bezetting te garanderen;
• Je bereidt vooraf het nodige materiaal voor en deelt het uit (schriftelijke casus, pc, bijlagen, enz.);
• Je informeert de betrokken partijen over het verloop van de gespreksdag (annulering, vertraging, tijdswijziging, afwezigheid, etc.);
• Je geeft de nodige instructies aan kandidaten om de testen te starten;
• Je start computers op en lost zelfstandig terugkerende technische problemen op;
• Je schakelt IT-dienst in voor complexere problemen;
• Je werkt voornamelijk face-to-face in onze kantoren in Brussel.
•  Je werkt voornamelijk face-to-face in onze kantoren in Brussel.

Je ondersteunt het selectieteam en de kandidaten bij het vinden van een antwoord op hun vraag of klacht:

• Je beheert de verschillende afdelingsmailboxen (rekrutering + stage) en garandeert indien nodig de opvolging met de betrokken recruiters;
• Je schrijft e-mails en administratieve documenten;
• Je verzamelt aanvullende informatie en neemt bij complexere vragen contact op met de betrokkenen.

 Je zorgt voor de opvolging van de selectiedossiers:

• Je print vooraf de selectiebestanden voor de gespreksdagen;
• Je zorgt voor een adequate archivering van dossiers.

Wat verwachten wij van jou 

• Je bent aanwezig in Brussel om de ontvangst van kandidaten tijdens selecties te verzekeren
• Je toont nauwgezetheid en opvolging bij het afdrukken van selectiebestanden
• Je voelt je op je gemak in de omgang met het publiek
• U beheert uw stress wanneer u wordt geconfronteerd met ontevreden kandidaten
• Je bent autonoom en neemt initiatieven
• Je weet hoe je in teamverband moet werken en communiceert gemakkelijk

Let op: deze job vereist aanwezigheid op kantoor. Telewerken is mogelijk met toestemming van uw coördinator.

Meer informatie over deze baan?

Bart Ruyssinck – Administratief deskundige HR

Dienst Talent Acquisition

bart.ruyssinck@just.fgov.be

Er is 1 vacante plaats binnen het team Talent Acquisitie dat deel uitmaakt van Team HR van de FOD Justitie.

Het Talent Acquisition-team bestaat uit 11 recruiters en 2 selectieassistenten. Haar missie bestaat erin de rekruteringscapaciteiten van de FOD te vergroten om haar te voorzien van de juiste medewerkers, op de juiste plaats en op het juiste moment, met het oog op het verwezenlijken van haar doelstellingen en het bekendmaken ervan als aantrekkelijke werkgever. Het organiseren van de rekrutering, selectie en heroriëntatie van medewerkers en het ontwikkelen van het beleid, de methodologie en richtlijnen ter zake, in nauwe samenwerking en overleg met werkenvoor.be.

Team HR is de drijvende kracht achter het HR-beleid en de organisatieontwikkeling van de FOD Justitie. Met dit in gedachten biedt de P&O-ondersteuningsdienst het algemene kader, maar ook methodologische ondersteuning en expertise om tegemoet te komen aan de behoeften van de organisatie, entiteiten, P&O-diensten, lijnmanagers en medewerkers.

De Ondersteunende Dienst P&O wil een expertise- en ondersteuningscentrum zijn dat zich als dienstverlener op P&O-zaken onderscheidt door klantvriendelijkheid en vakbekwaamheid. We zoeken actief naar oplossingen die bijdragen aan de efficiëntie en het welzijn van de organisatie en haar medewerkers, met respect voor de waarden die ons dagelijks werk bepalen.

De FOD Justitie biedt zijn 25.000 medewerkers een aangename professionele omgeving en een bedrijfscultuur gericht op de burger, maar ook op de eigen medewerkers. Samen werken ze dagelijks aan een betere gerechtigheid.

De diversiteit aan banen, de uitdagingen en de talrijke carrièremogelijkheden dragen bij tot het welzijn van onze medewerkers. Hierin legt onze organisatie de nadruk op kennisuitwisseling, de ontwikkeling van talenten en het realiseren van ideeën om samen onze doelstellingen te bereiken.

Onze maatschappelijke betrokkenheid is voor ons net zo essentieel. De FOD Justitie wil een open en moderne organisatie zijn die mee evolueert met de tijd en rekening houdt met veranderingen in de samenleving.

Leeftijd:

Deze functie wordt uitgeoefend in het kader van een startbaanovereenkomst. Een First Job Agreement (of Rosetta-contract) is een contract van bepaalde duur bedoeld voor jongeren onder de 26 jaar dat de mogelijkheid biedt om beroepservaring op te doen.

Diploma vereist vóór de inschrijvingsdatum:

• Certificaat van succesvolle afronding van het 6e jaar van het volledige secundair onderwijs
• getuigschrift van het hoger secundair onderwijs of diploma van bekwaamheid voor het hoger onderwijs
• diploma uitgereikt na het behalen van het examen bedoeld in artikel 5 van de wet op het uitreiken van academische graden
• diploma of certificaat van een sectie van het hoger secundair onderwijs voor sociale promotie, uitgereikt na een cyclus van minstens 750 periodes.

Gedragsvaardigheden

• Je creëert en verbetert de teamgeest door je meningen en ideeën te delen en bij te dragen aan het oplossen van conflicten tussen collega's.
• Je ondersteunt interne en externe klanten op een transparante, eerlijke en objectieve manier, biedt hen een persoonlijke service en onderhoudt constructieve contacten.
• Je raakt betrokken en toont de wil en ambitie om resultaten te boeken en verantwoordelijkheid te nemen voor de kwaliteit van de ondernomen acties.

Technische vaardigheden

•  Je beschikt over goede mondelinge communicatieve vaardigheden.

 Aandacht! Motivatie wordt als bijzonder belangrijk beschouwd voor de rol. Jouw motivatie heeft een grotere waarde in de eindscore (x2).

Plusplunt:

• Ervaring in de administratieve en/of onthaalsector (stage etc.) of opleiding in de administratieve sector

Je wordt aangenomen via een contract voor bepaalde duur (-26 jaar) tot 31/12/2024 met mogelijkheid op verlenging en met bijbehorende salarisschaal C1.

Minimum startsalaris: 29.117,53 EUR (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire vergoedingen niet inbegrepen)

Voordelen:

• mogelijkheid tot het behalen van een tweetaligheidstoelage
• ruim aanbod aan opleidingen om tijdens werktijd te volgen
• te genieten van 12 dagen forfaitaire recuperatie in geval van niet puntering
• voordelige hospitalisatieverzekering
• goede bereikbaarheid via openbaar vervoer (gratis)
• voordelen en interessante aanbiedingen dankzij de Fed+ kaart (http://www.fedplus.be/)
• bedrijfsrestaurant met democratische prijzen
• 26 verlofdagen per jaar
• mogelijkheid tot fietsvergoeding
• Maaltijdcheques (6€/dag)
• diverse sociale voordelen

Vind alle informatie (bijkomende bonussen en vergoedingen, enz.) en voordelen met betrekking tot een baan in de administratie op de website van FOD BOSA (Werken bij de overheid | BOSA (belgium.be)

Screening van je kandidatuur:

Op basis van je CV en je motivatiebrief wordt een eerste screening uitgevoerd. Kandidaten waarvan het profiel het beste bij de functie past, worden uitgenodigd voor een gesprek.

Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je voldoet aan de voorwaarden voor een startbaanovereenkomst (jonger dan 26 jaar).

Interview (duur: ongeveer 45 min):

• Er worden sollicitatiegesprekken georganiseerd als er geldige sollicitaties zijn.
• Tijdens het sollicitatiegesprek wordt beoordeeld of jouw vaardigheden (zie hoofdstuk ‘Profiel’) voldoen aan de vereisten van de functie.
• Ook wordt er gevraagd naar je motivatie, je interesse en je affiniteit met het vakgebied.
• Je CV wordt gebruikt als aanvullende informatie voor het sollicitatiegesprek.
• De procedure wordt afgesloten zodra de juiste kandidaat is gevonden
• Om te slagen moet je minimaal 50 punten uit 100

Feedback:

Na ontvangst van uw resultaat kunt u binnen 2 maanden schriftelijke feedback aanvragen. Feedback op de verkregen resultaten wordt per e-mail gegeven.

Heeft u een beperking, aandoening of ziekte?

Bij reguliere selecties verzorgen wij een aparte ondersteuning zodat de selectieprocedure voor u soepel verloopt (bijvoorbeeld aanwezigheid van een tolk gebarentaal, computers voorzien van een braillestrook of software bedoeld voor dyslexie etc.).

Neem hiervoor contact op met de selectieverantwoordelijke.

De rangschikking van de laureaten wordt bepaald op basis van de tijdens het interview verkregen resultaten. Indien er gelijke punten zijn, wordt voorrang gegeven aan de persoon die het hoogste aantal punten heeft behaald voor het onderdeel “motivatie”.

Bent u één van de laureaten en kunt u de functie niet direct vervullen, dan wordt u opgenomen in een reserve die een jaar geldig is en waaruit wij kunnen putten zodra er een plek vrijkomt voor deze functie.

Vertegenwoordiging van een vakbond:

Bij elke selectie kan een vakbondsafgevaardigde aanwezig zijn. Deze afgevaardigden zijn gebonden aan een verplichting tot discretie en vertrouwelijkheid bij de verwerking van informatie en documenten.

​

Is deze functie iets voor jou?

Stuur jouw CV, motivatiebrief en kopie van uw diploma naar het volgende adres: Hr.recruitment@just.fgov.be

Vermeld in het onderwerp van de e-mail “Administratief assistent en onthaalmedewerker” (XNC 24…)

Zorg ervoor dat uw verzoek het volgende bevat:

• Je CV en motivatiebrief
• Een kopie van je diploma (zie deelnemingsvoorwaarden)
• Je geboortedatum
• Het correct formuleren van de functie en de functiereferentie
• De juiste contactpersoon

Indien uw aanvraag niet compleet is, wordt uw aanvraag niet geaccepteerd.

Solliciteren kan tot en met 31/03/2024.

De FOD Justitie voert een actief diversiteitsbeleid en zorgt voor gelijke kansen, gelijke behandeling en gelijke toegang tot selecties voor alle sollicitanten.

Heeft u een beperking, leerstoornis of ziekte? U kunt een passende selectieprocedure aanvragen. Neem contact met ons op als u solliciteert.